Automatisierungen: Auslöser, Schritte und Bedingungen

Auslöser: Kontakt

• Neuer Kontakt: bei jedem neu angelegten Kontakt – über Formulare, Bestellungen, Buchungen, Community oder von Hand. Der CSV-Import startet ihn nur, wenn du beim Import „Automationen für importierte Kontakte starten“ einschaltest.
• Zu einer Liste hinzugefügt / Aus einer Liste entfernt: Liste ist Pflicht. „Hinzugefügt“ startet beim CSV-Import nur mit eingeschaltetem Import-Schalter.
• Tag hinzugefügt / Tag entfernt: Tag ist Pflicht. „Hinzugefügt“ startet beim CSV-Import nur mit eingeschaltetem Import-Schalter.
• Eigenschaft geändert: wenn sich ein Wert wirklich ändert – im Kontakt-Editor, im Profil, per Sammelaktion oder durch eine Formular-Antwort. Optional eine bestimmte Eigenschaft, ein neuer Wert und ein vorheriger Wert. Der Import und der Schritt „Eigenschaft aktualisieren“ lösen ihn nicht aus, damit keine Schleifen entstehen.
• Formular abgeschickt: Formular ist Pflicht; optional nur bei einer bestimmten Antwort auf ein Feld. Legt das Formular keine Kontakte an, laufen Kontakt-Schritte nur für bereits bekannte Kontakte.
• Formular nicht fertig ausgefüllt: Formular ist Pflicht. Startet, wenn jemand die E-Mail-Adresse eingegeben, das Formular aber nach etwa 30 Minuten nicht abgeschickt hat. Wer doch noch absendet, ist ausgenommen.
• Datum aus Eigenschaft (zeitgesteuert): vor, am oder nach einem Datum im Kontakt – Geburtsdatum, Datum abonniert, Erstellungsdatum oder eine eigene Datums-Eigenschaft. Einstellbar sind 1–365 Tage davor oder danach, die Uhrzeit und „Jedes Jahr wiederholen“. Mit Geburtsdatum und jährlicher Wiederholung baust du etwa „3 Tage vor dem Geburtstag um 09:00“. Ein 29. Februar zählt in anderen Jahren am 28. Februar.
• Newsletter-Anmeldung bestätigt: sobald ein Kontakt den Link in der Double-Opt-In-Mail bestätigt – einmal, auch wenn der Link später erneut geöffnet wird.
• Quiz/Umfrage abgeschlossen: optional nur ein bestimmtes Quiz, ein bestimmtes Ergebnis oder ab einer Mindestpunktzahl.
• Geburtstag: einmal im Jahr am Geburtstag des Kontakts.
• Manuell: Kontakte kommen nur über „Kontakte hinzufügen“ im Editor hinein.

Auslöser: Shop

• Tätigt einen Kauf: einmal je Bestellung. Filter: alle, bezahlte oder nicht bezahlte Bestellungen; Kundentyp Alle Käufer, Nur Erstkauf oder Nur Wiederholungskauf; Mindestbetrag, Rabattcode und Produkt. Online-Zahlungen zählen erst mit dem Zahlungseingang. Wird eine Bestellung auf Rechnung oder Vorkasse später bezahlt, startet nur noch die Variante „Bezahlte Bestellungen“. Als Erstkauf gilt eine Bestellung, vor der mit derselben E-Mail-Adresse keine bezahlte Bestellung liegt.
• Änderung des Bestellstatus: Zielstatus ist Pflicht – Bezahlt, Offen / Zahlung ausstehend, Zahlung fehlgeschlagen, Versendet / Erfüllt, Storniert oder Erstattet. Startet bei jedem echten Wechsel, egal ob du eine Bestellung einzeln oder per Sammelaktion änderst oder der Zahlungsanbieter sie meldet. Weitere Teil-Erstattungen starten „Erstattet“ nicht erneut.
• Checkout/Warenkorb verlassen: nach der Zeit, die du in den Shop-Einstellungen unter „Als aufgegeben markieren nach“ wählst, und nur, wenn der Kontakt bekannt ist (eingegebene E-Mail-Adresse oder angemeldetes Kundenkonto). Optional ab einem Mindest-Warenkorbwert oder für ein Produkt.
• Kein Kauf seit (zeitgesteuert): 1–730 Tage nach der letzten bezahlten Bestellung eines Kunden. Ein neuer Kauf startet die Frist neu.
• Kundenkonto angelegt: wenn sich jemand im Shop ein Kundenkonto anlegt.
• Widerruf eingegangen: wenn über den Widerrufsbutton ein Widerruf eingeht – einmal je Widerruf. Passt er zu einer Bestellung, stehen Betrag und Produkte als Auslöser-Daten bereit.
• Bewertung abgegeben: optional für ein Produkt und einen Sterne-Bereich, etwa „1–3 ★ (Kritik)“ für privates Feedback.

Auslöser: Termine

• Termin gebucht, bestätigt, storniert, erledigt: optional nur für eine Leistung. Jeder Status startet je Buchung einmal – wechselt ein Termin von „bestätigt“ auf „angefragt“ und zurück, startet „Termin bestätigt“ kein zweites Mal. Nach einer Stornierung beginnt ein neuer Vorgang.
• Termin verschoben: wenn ein Termin auf eine andere Zeit gelegt wird; eine reine Statusänderung zählt nicht.
• Termin steht bevor (zeitgesteuert): 1–720 Stunden oder 1–60 Tage vor Beginn, nur für bestätigte Termine. Wer innerhalb dieser Frist bucht, bekommt keinen Start. Wird der Termin verschoben, gilt die neue Zeit.
• Termin vorbei (zeitgesteuert): direkt oder bis zu 720 Stunden bzw. 30 Tage nach dem Ende, für bestätigte und erledigte Termine.

Auslöser: Veranstaltungen

• Zu Veranstaltung angemeldet, Veranstaltung bezahlt, Auf Warteliste gesetzt, Anmeldung storniert: je Anmeldung, optional nur für eine Veranstaltung.
• Veranstaltung verschoben: wenn sich der Beginn einer veröffentlichten Veranstaltung ändert – für jeden Teilnehmer, dessen Anmeldung nicht storniert ist.
• Veranstaltung steht bevor und Veranstaltung vorbei (zeitgesteuert): je angemeldetem oder bezahltem Teilnehmer einer veröffentlichten Veranstaltung, mit denselben Zeiträumen wie bei Terminen. Plätze auf der Warteliste zählen nicht.
• Veranstaltung veröffentlicht und Veranstaltung abgesagt: betreffen die Veranstaltung, nicht eine Person. Dafür eignen sich Benachrichtigung, Webhook und Wartezeiten; Schritte, die einen Kontakt brauchen, bleiben ohne Wirkung.

Auslöser: Community

• In Community eingeschrieben: bei jedem echten Beitritt – freier Beitritt im Portal, Freigabe eines wartenden Beitritts oder einer Zugangsanfrage, Einladung aus dem Studio, Kauf einer Mitgliedschaft und der Schritt „Zu Community anmelden“. Wer auf Freigabe wartet, startet ihn erst mit der Freigabe, wer auf einen freien Mitglieder-Platz wartet, erst mit der Aufnahme von der Warteliste; ein Kauf auf Rechnung oder Vorkasse erst mit dem Zahlungseingang.
• Community verlassen: wenn du ein Mitglied entfernst (einzeln oder per Sammelaktion), der Schritt „Von Community abmelden“ läuft oder die Bestellung, mit der jemand den Zugang gekauft hat, storniert oder voll erstattet wird – außer eine andere bezahlte Bestellung deckt denselben Zugang. Dabei verschwindet der Tag „Community: …“, was zusätzlich „Tag entfernt“ startet.
• Community-Rolle geändert: optional nur für eine neue Rolle (Mitglied, Moderator, Admin) – egal ob du die Rolle beim Mitglied, per Sammelaktion oder im Kontaktprofil änderst. Wartende Beitritte haben noch keine Rolle und zählen nicht.
• Community-Beitrag erstellt und Community-Kommentar erstellt: für Beiträge und Kommentare von Mitgliedern, sobald sie sichtbar sind – bei Freigabe-Pflicht also erst mit der Freigabe. Beiträge und Antworten des Teams im Studio starten nichts.
• Lektion abgeschlossen und Kurs abgeschlossen: optional für einen Kurs und bei Lektionen für eine Lektion. Jede Lektion und jeder Kurs startet je Mitglied höchstens einmal, auch wenn der Haken später entfernt und neu gesetzt wird. Es zählen nur Lektionen mit „Abschluss verfolgen“; ein Kurs ist abgeschlossen, wenn alle diese Lektionen erledigt sind.
• Zugang angefragt: bei einer Zugangsanfrage (Fragebogen) und bei einem Beitritt, der auf Freigabe wartet. Die Person wird als Kontakt angelegt (Quelle „Community-Anfrage“), bekommt Community-Tag, Anmelde-Tags und -Listen aber erst mit der Freigabe. Für eine neue Person startet dabei auch „Neuer Kontakt“.
• Zugang abgelehnt: wenn du eine Zugangsanfrage ablehnst oder einen wartenden Beitritt ablehnst bzw. entfernst – einzeln oder per Sammelaktion.

Alle Community-Auslöser lassen sich optional auf eine Community einschränken. Sie wird über ihre ID gemerkt, Umbenennen bricht also keinen Ablauf; wird sie, ein gewählter Kurs oder eine gewählte Lektion gelöscht, meldet „Startbereit prüfen“ die Stelle. Community-Auslöser starten nur für Personen mit Kontakt: Wurde der Kontakt eines Mitglieds gelöscht und später neu angelegt, verknüpft BirdBuild ihn wieder über die E-Mail-Adresse.

Auslöser: E-Mail

• E-Mail geöffnet: optional nur für eine Kampagne. Braucht die Öffnungs-Messung für deine Absender-Domain.
• Auf einen Link geklickt: optional eine E-Mail und darin einzelne Links (ohne Auswahl zählt jeder Link). Klicks von Sicherheits-Scannern, die alle Links auf einmal aufrufen, werden erkannt und starten nichts; deshalb startet der Ablauf nach einem Klick mit kurzer Verzögerung.
• E-Mail unzustellbar: bei einem endgültigen Zustellfehler (Hard-Bounce), optional nur für eine Kampagne. Vorübergehende Fehler zählen nicht.
• Als Spam gemeldet: wenn der Kontakt eine Mail als Spam meldet, optional nur für eine Kampagne.
• Abgemeldet: wenn sich ein Kontakt vom Newsletter abmeldet, optional nur für eine Kampagne.

Die E-Mail-Auslöser gelten für Kampagnen- und Automations-Mails, nicht für System-Mails wie Bestellbestätigungen. Öffnungen und Klicks werden nur erfasst, solange das Tracking für deine Absender-Domain aktiv ist – sonst zeigt der Editor einen Hinweis und die Liste „Tracking aus“.

Zeitgesteuerte Auslöser: wann genau

• Geprüft wird alle 5 Minuten in der Zeitzone deines Projekts; der Editor zeigt sie bei der Uhrzeit an.
• Gezählt wird ab dem Aktivieren und ab jeder Änderung an den Auslösern. Zeitpunkte davor werden nicht nachgeholt – so bekommt beim Einschalten niemand eine Flut alter Nachrichten.
• „Datum aus Eigenschaft“ startet am richtigen Tag zur gewählten Uhrzeit; war der Dienst kurz nicht erreichbar, wird noch bis Mitternacht nachgeholt. „Vorbei“ und „Kein Kauf seit“ holen bis zu 48 Stunden nach, „steht bevor“ bis zum Beginn.
• Jeder Zeitpunkt startet je Kontakt höchstens einmal. Dazu gilt deine Einstellung für den erneuten Eintritt.

Schritte: Automatisierte Aktionen

• Verzögerung: wartet eine feste Zeit in Minuten, Stunden oder Tagen.
• Warten bis Zeitpunkt: drei Arten. Wochentag: gewählte Wochentage und Uhrzeit, etwa „Mo, Mi um 09:00“. Datum: ein fester Zeitpunkt. Aus Eigenschaft: ein Datum aus dem Kontakt – davor, am Tag oder danach (1–365 Tage) zu einer Uhrzeit. Bei Datum und Aus Eigenschaft wählst du, was passiert, wenn der Zeitpunkt schon vorbei ist: Sofort weiter oder Ablauf beenden. Hat der Kontakt kein Datum, endet der Ablauf an dieser Stelle.
• Wenn / Dann: verzweigt in Ja und Nein anhand von Bedingungen (siehe unten).
• Aufteilen (A/B): Anteil für Pfad A von 1 bis 99 %, der Rest geht in Pfad B. Die Aufteilung ist zufällig je Kontakt.

Schritte: Senden

• E-Mail senden: verschickt eine E-Mail aus dem E-Mail-Bereich an den Kontakt. Wer sie bekommt, steht im Abschnitt „Automatisierungen“ unter „Wer automatische E-Mails bekommt“.
• E-Mail-Benachrichtigung: eine interne Nachricht an den Konto-Inhaber (die Benachrichtigungs-Adresse deines Kontos), an ein Team-Mitglied oder an eine eigene Adresse. Betreff und Nachricht können Variablen enthalten, etwa {{contact.email}}. Mit „Kontaktdaten anhängen“ enthält die Mail Name, E-Mail, Telefon, Firma und Tags sowie einen Knopf zum Kontaktprofil.
• Dateien senden: bis zu 10 Dateien aus deiner Mediathek, optional mit Betreff (bis 200 Zeichen) und Nachricht (bis 2000 Zeichen); was durch Variablen länger wird, wird gekürzt. Der Kontakt bekommt einen Download-Link, der 30 Tage gilt. Stummgeschaltete, archivierte und gesperrte Kontakte bekommen nichts.

Benachrichtigungen und Dateien zählen zur Tagesgrenze für selbst ausgelöste Mails. Sie schützt vor versehentlichen Mail-Schwällen und setzt sich täglich zurück.

Schritte: Kontakt

• Tag hinzufügen / Tag entfernen: ein bestehendes Tag wählen oder direkt ein neues eintippen.
• Eigenschaft aktualisieren: setzt ein Standardfeld oder eine eigene Eigenschaft. Das Wertfeld passt sich dem Typ an; Text-Eigenschaften können Variablen wie {{contact.firstName}} enthalten, Datumsfelder „Heutiges Datum beim Ausführen“. Eigene Zahl-Eigenschaften lassen sich auch erhöhen (negativ = verringern), etwa als Punkte-Zähler. Tags, Listen, E-Mail-Adresse, Double-Opt-In und Erstellungsdatum ändert man über die eigenen Schritte bzw. gar nicht.
• Zu Liste hinzufügen / Aus Liste entfernen: Liste wählen.
• Zu Community anmelden / Von Community abmelden: Community wählen. Das Anmelden nimmt den Kontakt direkt auf – ohne Freigabe und ohne Aufnahmestopp der Community – und vergibt den Tag „Community: …“ sowie die Anmelde-Tags und -Listen der Community. Mit „Willkommens-Mail der Community senden“ bekommt er zusätzlich deren Willkommens-Mail. Ist er schon Mitglied oder wartet er auf Freigabe, passiert nichts. Das Abmelden entfernt die Mitgliedschaft und den Tag; ein nur wartender Beitritt wird still verworfen. Beides startet die passenden Auslöser („In Community eingeschrieben“ bzw. „Community verlassen“, dazu „Tag hinzugefügt“, „Tag entfernt“ und „Zu einer Liste hinzugefügt“).
• Notiz hinzufügen: hinterlegt eine interne Notiz im Kontaktprofil.
• Kontakt löschen: entfernt den Kontakt endgültig samt seinen Download-Links aus „Dateien senden“ und beendet damit den Ablauf.
• Abmelden: meldet den Kontakt vom E-Mail-Empfang ab; er bleibt im CRM.
• Kontaktstatus ändern: Stummschalten, Stummschaltung aufheben, Archivieren oder Aus Archiv holen. Stummgeschaltete und archivierte Kontakte bekommen keine automatischen E-Mails.

Schritte: Andere

• Weitere Automatisierung starten: schickt den Kontakt in eine andere aktive Automatisierung desselben Projekts. Dort gilt deren Einstellung für den erneuten Eintritt.
• Aus Automatisierung entfernen: beendet wartende Abläufe dieses Kontakts – in einer bestimmten oder in allen anderen Automatisierungen. Der laufende Ablauf geht weiter. Das Kontaktprofil vermerkt die Entfernung.
• Webhook auslösen: ruft eine externe Adresse auf, per POST (Daten als JSON im Anfrage-Body) oder GET (Daten als Query-Parameter). Mitgeschickt werden die Kontaktdaten mit eigenen Eigenschaften und Listen, die Auslöser-Daten (event: Betrag, Produkte, Leistung, Veranstaltung, Kampagne, Bezug; bei Community-Auslösern spaceId und groupName der Community, je nach Ereignis courseId, lessonId, postId und commentId, bei einem Rollenwechsel die neue Rolle in value), die Automatisierung und der Zeitpunkt. Mit einem Geheimnis signiert BirdBuild jede Anfrage: X-BirdBuild-Signature: sha256=… ist der HMAC-SHA256 aus Zeitstempel (X-BirdBuild-Timestamp), einem Punkt und dem Body. Interne Adressen wie localhost oder private Netze sind gesperrt.

Tags und Listen, die ein Schritt setzt, starten ihrerseits passende Automatisierungen („Tag hinzugefügt“, „Zu einer Liste hinzugefügt“) – bis zu 5 Ebenen tief und keine Automatisierung zweimal in derselben Kette.

Bedingungen: Kontaktdaten

„Wenn / Dann“ und das Ziel prüfen alle Standardfelder (etwa Name, E-Mail, Ort, Land, Firmenname, Tag, Abonnenten-Liste, Quelle, Geburtsdatum, Datum abonniert, Double-Opt-In bestätigt) und deine eigenen Eigenschaften. Welche Vergleiche es gibt, hängt vom Typ ab:

• Text: ist, ist nicht, enthält, enthält nicht, beginnt mit, endet mit.
• Zahl: ist gleich, ist ungleich, ist größer als, ist kleiner als.
• Datum: ist am, ist nicht am, ist vor, ist nach, in den letzten … Tagen.
• Auswahl: ist, ist nicht, ist eine von. Mehrfachauswahl: enthält, enthält nicht, enthält eine von.
• Ja/Nein: ist Ja, ist Nein.

Dazu kommen fast überall ist leer und ist nicht leer. Wurde eine verwendete Eigenschaft gelöscht, steht dort „Gelöschte Eigenschaft“, und „Startbereit prüfen“ meldet die Stelle.

Bedingungen: Aktivität

• Shop (sobald es Produkte gibt): Anzahl Bestellungen, Umsatz gesamt, erste und letzte Bestellung, gekaufte Produkte, verwendete Rabattcodes und „Hat seit Start dieses Ablaufs bestellt“. Gezählt werden bezahlte Bestellungen mit der E-Mail-Adresse des Kontakts, auch mit früheren Adressen.
• E-Mail-Aktivität: Kampagne erhalten, geöffnet, geklickt, letzte Öffnung, letzter Klick – und „E-Mail dieses Ablaufs geöffnet/geklickt“, sobald der Ablauf eine E-Mail sendet. Ein Klick zählt auch als Öffnung, wenn das Öffnen selbst nicht erfasst wurde. So baust du „nach 3 Tagen nicht geöffnet → Erinnerung senden“.
• Termine & Veranstaltungen (sobald es Leistungen oder Veranstaltungen gibt): Anzahl Termine, letzter und nächster Termin, gebuchte Leistungen, angemeldet zu Veranstaltung, auf Warteliste für.
• Community (sobald es eine Community gibt): Mitglied in Community (nur freigegebene Mitgliedschaften), Beitritt ausstehend (wartender Beitritt, offene Zugangsanfrage oder Platz auf der Warteliste einer vollen Community), Community-Rolle und – sobald es Kurse gibt – Kurs abgeschlossen. Zugeordnet wird über den Kontakt oder seine E-Mail-Adresse, auch eine frühere. Der Stand wird bei jeder Prüfung frisch gelesen, ein Schritt „Zu Community anmelden“ davor zählt also schon.
• Status: stummgeschaltet, archiviert und Newsletter-Status (Abonniert, Bestätigung ausstehend, Abgemeldet, Kein Abo).
• Automatisierungen: „Wartet gerade in“ und „Bereits durchlaufen“ (war schon einmal in der gewählten Automatisierung).

Bedingungen: Auslöser-Daten

Die Gruppe Auslöser-Daten prüft das Ereignis, das den Ablauf gestartet hat. Sie bleibt über Wartezeiten hinweg erhalten. Angeboten wird nur, was zu deinen Auslösern passt:

• Betrag und Produkte der Bestellung: bei Kauf, Bestellstatus, verlassenem Warenkorb, „Kein Kauf seit“ (letzte Bestellung) und Widerruf.
• Rabattcode: bei „Tätigt einen Kauf“. Bestellstatus: bei „Änderung des Bestellstatus“.
• Formular: bei den beiden Formular-Auslösern.
• Leistung: bei allen Termin-Auslösern. Veranstaltung: bei allen Veranstaltungs-Auslösern.
• Kampagne: bei allen E-Mail-Auslösern. Geklickter Link: bei „Auf einen Link geklickt“.

Community-Auslöser liefern keine eigenen Auslöser-Daten – prüf dort die Gruppe Community. Passt ein gewähltes Feld nach einem Wechsel des Auslösers nicht mehr, meldet „Startbereit prüfen“ das.

Variablen in Automations-Mails

Neben den Kontakt-Variablen wie {{contact.firstName}} füllt BirdBuild in Automations-Mails und Benachrichtigungen die Daten des Ereignisses: bei Bestellungen etwa {{order.number}}, {{order.total}} und {{order.status}}, bei Terminen {{appointment.date}}, {{appointment.time}} und {{appointment.service}}, bei Veranstaltungs-Anmeldungen {{event.title}}, {{event.date}} und {{event.location}}. Benachrichtigungen bei „Veranstaltung veröffentlicht“ und „Veranstaltung abgesagt“ füllen {{event.title}}, {{event.date}} und {{event.location}} mit der Veranstaltung selbst. Fehlt der Bezug, bleiben diese Platzhalter leer. Für Community-Auslöser gibt es keine eigenen Platzhalter – den Namen der Community schreibst du direkt in die E-Mail.