Automatisierungen

Wo du das findest

Automatisierungen haben einen eigenen Bereich: Studio → Automatisierungen. Die Liste zeigt je Ablauf den Status, die Auslöser, die Anzahl der Schritte und wie viele Kontakte eingetreten sind. Steht dort offen, fehlt noch eine Angabe. Tracking aus erscheint, wenn ein Auslöser auf Öffnungen oder Klicks wartet, die für deine Absender-Domain gerade nicht gemessen werden. Über „Automatisierung erstellen“ landest du direkt im Editor; den Namen oben links überschreibst du einfach. Jede neue Automatisierung beginnt als Entwurf und läuft erst, wenn du sie aktivierst.

Mit einem Beispiel starten

Solange du noch keine Automatisierung hast, zeigt der Bereich zehn fertige Beispiel-Abläufe, z. B. Willkommensstrecke, Warenkorb-Erinnerung, Termin-Erinnerung, Danke nach dem Kauf, Geburtstagsgruß, Kunden zurückgewinnen (mit A/B-Aufteilung) oder Abo-Zahlung fehlgeschlagen. Ein Klick auf ein Beispiel legt den Ablauf mit Auslöser, Wartezeiten und Verzweigungen als Entwurf an und öffnet den Editor. Die E-Mail-Schritte sind dabei noch leer: Dort wählst du eine vorhandene Kampagne oder erstellst eine neue. Erst danach lässt sich die Automatisierung aktivieren.

Aufbau: Auslöser, dann Schritte

Vorne steht der Auslöser – das Ereignis, das den Ablauf startet. Dahinter folgen die Schritte, die der Reihe nach für den Kontakt abgearbeitet werden. Der Editor zeigt das als Kette von Knoten von links nach rechts. Die Ansicht verschiebst du durch Ziehen des Hintergrunds, zoomen kannst du mit dem Mausrad oder den Knöpfen unten links.

Über das „+“ zwischen zwei Knoten fügst du genau dort einen Schritt ein, am Ende über den gestrichelten „Schritt“-Knoten. Fährst du über einen Knoten, erscheinen Schaltflächen zum Verschieben, Bearbeiten und Löschen. Ein Klick auf einen Knoten öffnet seine Einstellungen.

Auslöser wählen

Klick auf den Auslöser-Knoten und wähl aus dem Katalog. Die Auslöser sind nach Kontakt, Shop, Termine, Veranstaltungen, Community und E-Mail gruppiert und hängen jeweils an einem echten Ereignis in BirdBuild. Manche Einstellungen sind Pflicht – etwa die Liste bei „Zu einer Liste hinzugefügt“ oder der Status bei „Änderung des Bestellstatus“. Andere sind Filter: Lässt du sie leer, gilt „jede/r“, und der Ablauf startet bei jedem passenden Ereignis.

Sechs Auslöser sind zeitgesteuert: „Datum aus Eigenschaft“, „Termin steht bevor“, „Termin vorbei“, „Veranstaltung steht bevor“, „Veranstaltung vorbei“ und „Kein Kauf seit“. Sie reagieren nicht auf eine Handlung, sondern auf einen Zeitpunkt. BirdBuild prüft sie alle 5 Minuten in der Zeitzone deines Projekts und zählt erst ab dem Aktivieren – frühere Termine und Daten werden nicht nachgeholt.

Mehrere Auslöser

Unter dem Auslöser-Knoten sitzt der Knopf „+ Auslöser“. Alle Auslöser sind mit ODER verknüpft: Es genügt, dass einer eintritt. So startet dieselbe Willkommens-Strecke, egal ob sich jemand über ein Formular einträgt oder direkt als Kontakt angelegt wird. Treffen bei ein und demselben Vorgang mehrere deiner Auslöser zu – etwa „Neuer Kontakt“ und „Tag hinzugefügt“ beim selben Formular –, startet der Ablauf für diesen Kontakt trotzdem nur einmal.

Schritte einbauen

• Automatisierte Aktionen: Verzögerung, Warten bis Zeitpunkt, Wenn / Dann und Aufteilen (A/B).
• Senden: E-Mail senden, E-Mail-Benachrichtigung (an dich, dein Team oder eine Adresse) und Dateien senden.
• Kontakt: Tag hinzufügen oder entfernen, Eigenschaft aktualisieren, zu einer Liste hinzufügen oder daraus entfernen, zu einer Community an- oder abmelden, Notiz hinzufügen, Kontakt löschen, Abmelden und Kontaktstatus ändern.
• Andere: Weitere Automatisierung starten, Webhook auslösen und Aus Automatisierung entfernen.

Beim Schritt „E-Mail senden“ wählst du eine E-Mail aus dem E-Mail-Bereich oder legst über „Neue E-Mail erstellen & gestalten“ direkt eine an. Nach dem Speichern im E-Mail-Editor kommst du in den Ablauf zurück. Inhalt und Personalisierung gestaltest du in der E-Mail selbst.

Verzweigen: Wenn / Dann und Aufteilen (A/B)

„Wenn / Dann“ teilt den Ablauf in einen Ja- und einen Nein-Zweig: Trifft die Bedingung zu, geht es im Ja-Zweig weiter, sonst im Nein-Zweig. Geprüft werden Kontaktdaten, eigene Eigenschaften und Aktivität – etwa Bestellungen, geöffnete E-Mails, Termine oder die Mitgliedschaft in einer Community. Mehrere Filter verknüpfst du mit alle (UND) oder mindestens einer (ODER). Textvergleiche achten nicht auf Groß- und Kleinschreibung.

„Aufteilen (A/B)“ schickt Kontakte zufällig in Pfad A oder Pfad B, zum Beispiel 50/50 oder 30/70 – ideal, um zwei E-Mails gegeneinander zu testen. Beide Verzweigungen lassen sich nur am Ende eines Zweigs einfügen, weil sie den Ablauf aufspalten. Ein leerer Zweig beendet den Ablauf für diesen Kontakt.

Warten: Verzögerung und Warten bis Zeitpunkt

Die Verzögerung wartet eine feste Zeit (Minuten, Stunden oder Tage). Warten bis Zeitpunkt wartet bis zu bestimmten Wochentagen und einer Uhrzeit, bis zu einem festen Datum oder bis zu einem Datum aus dem Kontakt. Der Ablauf pausiert für den Kontakt und läuft danach im Hintergrund von selbst weiter. Das übernimmt ein Dienst, der alle paar Minuten läuft – sehr kurze Wartezeiten setzen deshalb nicht sekundengenau wieder ein.

Beim Weiterlaufen gilt der aktuelle Stand deines Ablaufs: Änderst du einen späteren Schritt, bekommen ihn auch Kontakte, die gerade warten.

Einstellungen: erneuter Eintritt und Ziel

Über „Einstellungen“ oben im Editor legst du fest, wie oft derselbe Kontakt eintreten darf:

• Bei jedem Auslösen (Standard) – jeder passende Auslöser startet den Ablauf.
• Nur einmal pro Kontakt – wer schon einmal eingetreten ist, kommt nie wieder hinein.
• Nicht, solange der Kontakt im Ablauf wartet – erst wenn der vorige Durchlauf beendet ist, ist ein neuer Start möglich.
• Höchstens alle … Tage (1–365) – gezählt ab dem letzten Eintritt.

Die Regel gilt für jeden Weg hinein: Auslöser, zeitgesteuerte Auslöser, manuelles Einschreiben und „Weitere Automatisierung starten“. Übersprungene Starts zählt die Auswertung mit.

Mit einem Ziel endet der Ablauf vorzeitig, sobald eine Bedingung erfüllt ist – etwa „Hat seit Start dieses Ablaufs bestellt“. Das Ziel wird vor jedem Weiterlaufen nach einer Wartezeit geprüft. Erreichte Ziele zeigt die Auswertung als eigene Zahl.

Prüfen, aktivieren, pausieren

„Startbereit prüfen“ listet auf, was noch fehlt – ein nicht gewählter Auslöser, eine leere Pflichtangabe, eine gelöschte E-Mail, Liste, Eigenschaft oder Community, ein gelöschter Kurs oder eine gelöschte Lektion. Jeder Punkt ist anklickbar und springt an die richtige Stelle. Aktivieren lässt sich der Ablauf erst, wenn nichts mehr offen ist. Speichern musst du nichts – alles wird beim Bearbeiten automatisch gesichert.

Mit dem Aktivieren-Schalter geht der Ablauf live, über denselben Schalter pausierst du ihn. Während der Pause startet niemand neu. Kontakte, die gerade warten, bleiben erhalten und laufen nach dem erneuten Aktivieren weiter. Löschst du eine Automatisierung, enden auch ihre wartenden Abläufe.

Kontakte manuell einschreiben

Hat ein Ablauf den Auslöser Manuell, erscheint im Editor der Knopf „Kontakte hinzufügen“. Damit suchst du Kontakte heraus und schreibst sie direkt ein. Der Ablauf muss dafür aktiv sein. Es gilt deine Einstellung für den erneuten Eintritt, und die Rückmeldung nennt, wie viele eingeschrieben und wie viele übersprungen wurden. Jede Einschreibung zählt auf die Tagesgrenze für selbst ausgelöste Mails; ist der Rest kleiner als deine Auswahl, werden nur so viele eingeschrieben, wie er erlaubt.

Wer automatische E-Mails bekommt

Der Schritt „E-Mail senden“ verschickt nur, wenn alles davon passt – sonst wird die Mail übersprungen und nicht nachgeholt:

• Der Kontakt hat eine E-Mail-Adresse, hat die Double-Opt-In-Mail bestätigt (falls eine verschickt wurde) und ist weder abgemeldet noch gesperrt (etwa nach einem endgültigen Zustellfehler oder einer Spam-Meldung).
• Der Kontakt hat Werbe-Mails erlaubt. Wer ohne Einwilligung über einen Kauf, eine Buchung, ein Kundenkonto, einen Widerruf oder eine Formular-Anfrage kam, bekommt keine automatischen Mails; die Auswertung zählt ihn unter „ohne Werbe-Einwilligung“. Kontakte ohne jede Angabe, etwa aus einem Import, bleiben dabei (mehr dazu bei den Kampagnen unter „Nur an Kontakte mit Werbe-Einwilligung“).
• Der Kontakt ist nicht stummgeschaltet und nicht archiviert.
• Die gewählte E-Mail hat Inhalt, und in deiner Marke sind Firmenname und Postanschrift für den Pflicht-Fußbereich hinterlegt.
• Dein E-Mail-Kontingent lässt den Versand zu. Ist es aufgebraucht oder der Versand in der Testphase gesperrt, zeigt der Editor das am Schritt an.
• Der Versand deines Kontos ist nicht pausiert. Steigen Zustellfehler oder Spam-Meldungen zu stark an, hält BirdBuild automatische Mails an und benachrichtigt dich, bis du den Versand wieder freigibst.

Meldet sich jemand über ein Formular mit Double-Opt-In an, warten „Neuer Kontakt“, „Tag hinzugefügt“ und „Zu einer Liste hinzugefügt“ auf die Bestätigung und starten erst dann – genau einmal. Wie viele Mails je Schritt gesendet, zugestellt, geöffnet oder übersprungen wurden, siehst du in der Auswertung.

Auswertung

Im Reiter „Analytics & Ziele“ siehst du, wie viele Kontakte eingetreten sind, wie viele gerade warten und wie viele durchgelaufen sind, dazu den Weg durch jeden Schritt und jeden Zweig. Mehr dazu im Abschnitt „Automatisierungen: Auswertung“.