Die Mitgliederliste
Oben wählst du Alle · Aktiv · Wartend, grenzt mit der Community-Auswahl auf eine Community ein und suchst nach Name oder E-Mail. Jede Person steht nur einmal in der Liste, auch wenn sie in mehreren Communitys ist; die Zeile darüber zählt Personen und Mitgliedschaften. Die Spalten zeigen die Communitys samt Rolle, den Status, das Beitrittsdatum, Beiträge und – wenn es Kurse gibt – den durchschnittlichen Kursfortschritt. Sortieren kannst du nach Neueste, Längste dabei, Aktivste und Kursfortschritt oder per Klick auf die Spaltenköpfe.
Filter öffnet weitere Einschränkungen: Rolle, Beitrittszeitraum und Aktivität in den letzten 30 Tagen. Dort blendest du auch Spalten ein und aus; die Auswahl merkt sich dein Browser. Aktive Filter stehen als Chips über der Liste und lassen sich einzeln entfernen. Das Drei-Punkte-Menü einer Zeile bietet Profil öffnen, E-Mail schreiben, Im CRM öffnen, Zu Community hinzufügen und Entfernen.
Beitritte und Zugriffsanfragen freigeben
Unter Wartend stehen, älteste zuerst, alle Beitritte, die auf deine Freigabe warten, und alle Zugriffsanfragen samt Fragebogen-Antworten. Ist die Person schon in einer anderen Community Mitglied, steht das dabei. Mit Freigeben bekommt sie Zugang und die Willkommens-Mail, mit Ablehnen nicht; Alle freigeben erledigt die ganze Liste. Wartende Beitritte erscheinen außerdem in der Übersicht unter „Zu erledigen“ und im Reiter Beiträge der Community. Ob Beitritte warten oder Interessenten einen Fragebogen ausfüllen, stellst du im Reiter Zugang & Beitritt unter Beitritt ein. Wer auf einen freien Mitglieder-Platz wartet, steht ebenfalls hier (siehe Mitglieder-Plätze und Warteliste).
Menschen einladen
Einladen – hier, in der Übersicht und im Reiter Mitglieder einer Community – öffnet ein Fenster mit drei Wegen:
- Einzeln – E-Mail-Adresse, Name optional.
- Mehrere – eine Person pro Zeile einfügen, etwa Anna Berger <anna@beispiel.at>, oder eine CSV-Datei laden.
- Link – den Einladungs- bzw. Portal-Link zum Weitergeben kopieren; Zugang ändern führt zur Zugangsart.
Du wählst die Community und die Rolle. Jede Person braucht eine E-Mail-Adresse, denn damit meldet sie sich im Portal an. Schon vor dem Absenden siehst du, wer neu ist, wer bereits Mitglied ist, wer doppelt in der Liste steht und wer noch auf Freigabe wartet – doppelt aufgenommen wird niemand. Hat jemand bereits Zugang angefragt, gilt die Anfrage mit der Einladung als angenommen. Ist die Community noch ein Entwurf oder offline, weist das Fenster darauf hin.
Mit Einladung per E-Mail senden geht eine Mail mit dem Namen der Community, dem Link zum Portal und deiner optionalen persönlichen Nachricht hinaus; Vorschau zeigt sie vorher. Gestalten oder ausschalten lässt sie sich unter Community → Einstellungen → E-Mails an Mitglieder („Einladung in die Community“). Ist eine Mail nicht angekommen, schickst du sie im Profil der Person mit Einladung erneut senden noch einmal.
Das Profil einer Person
Ein Klick auf einen Namen – in der Liste, im Feed, in der Moderation oder im Kursfortschritt – öffnet das Profil als Seitenleiste. Oben stehen E-Mail schreiben und Im CRM öffnen, darunter Beiträge, Kommentare, Reaktionen, letzte Aktivität und Beitrittsdatum. Bei jeder Mitgliedschaft änderst du die Rolle, gibst einen wartenden Beitritt frei oder entfernst die Person aus dieser Community; mit Zu Community hinzufügen nimmst du sie in eine weitere auf. Dazu kommen der Fortschritt in den Kursen, die Fragebogen-Antworten, ihre Beiträge & Kommentare, Zahlungen für bezahlte Zugänge und der Verlauf (Beitritt, Rollenwechsel, Austritt). Hat die Person noch kein Kundenkonto, steht „noch nicht registriert“ dabei.
Mehrere Mitglieder auf einmal
Wähl Personen per Häkchen aus – das Häkchen im Tabellenkopf nimmt alle gefilterten, Esc hebt die Auswahl auf. Unten erscheint die Leiste mit den Sammelaktionen: Freigeben (für Wartende in der Auswahl), Rolle ändern, Tag vergeben (landet am Kontakt; wer noch keinen hat, bekommt ihn über seine E-Mail-Adresse), CSV exportieren, Zu Community hinzufügen, Zu Liste hinzufügen (auch in eine neue Liste) und Entfernen. Über alle Communitys fragt BirdBuild bei Rolle und Entfernen, für welche Community es gelten soll. Jede Person durchläuft dieselben Schritte wie einzeln – Automatisierungen starten, der Verlauf wird geschrieben. Beim Entfernen bleiben Bestellungen und Kontakte erhalten.
Die CSV-Datei (Excel-tauglich) kommt wie alle Exporte als Download-Link an deine Konto-Adresse. Die ganze gefilterte Liste exportierst du über das Drei-Punkte-Menü oben mit Liste als CSV exportieren. Team-Mitglieder brauchen dafür das Recht „Kontakte exportieren“.
Rollen
- Mitglied – liest, postet und kommentiert, soweit die Forum-Regeln es erlauben. Ist die Freigabe an, warten seine Beiträge auf Prüfung.
- Moderator – postet und kommentiert auch dort, wo nur Moderatoren dürfen, immer ohne Freigabe, und sieht wartende Inhalte im Portal.
- Admin – alles wie Moderatoren, dazu Beiträge bei „Nur Admins“ und die Seitenleiste des Portals einstellen.
Die Rolle änderst du in der Liste, im Profil oder gesammelt über die Auswahl. Wie viele Personen welche Rolle haben, siehst du unter Community → Einstellungen → Rollen.
Mitglieder einer einzelnen Community
Im Reiter Mitglieder einer Community steht dieselbe Tabelle, fest auf diese Community eingegrenzt. Darüber stehen ihre Kennzahlen: neu in 7 Tagen, aktiv in 30 Tagen, Admins und Moderatoren, durchschnittlicher Kursfortschritt sowie Beiträge und Kommentare der letzten 7 Tage. Die Rolle wählst du direkt in der Zeile, offene Zugriffsanfragen stehen mit in der Liste, und Wartende zuerst sortiert sie nach oben. Das Drei-Punkte-Menü oben bietet die Links zum Kopieren, den CSV-Export, Mehrere einladen und den Weg zu Beitritt & Freigabe.
Mitglieder-Plätze und Warteliste
Die Zahl der Community-Mitglieder ist je nach Tarif begrenzt. Die Grenze gilt für dein ganzes Konto: Jede Person belegt einen Platz, egal in wie vielen deiner Communitys und Projekte sie Mitglied ist und welche Rolle sie dort hat. Inhaber und Team des Kontos belegen keinen Platz, wer nur mitliest (öffentliche Community, gemeinsames Passwort) ebenso wenig, und Wartende zählen erst ab ihrer Aufnahme. Frei wird ein Platz, sobald eine Person in keiner deiner Communitys mehr Mitglied ist. Wer über eine Zugangsregel hereinkam (etwa über die Kontaktliste) und sie nicht mehr erfüllt, belegt seinen Platz weiter, bis du die Person aus der Community entfernst.
Wie viele Plätze die einzelnen Tarife enthalten, zeigt die Preisseite. Hast du schon mehr Mitglieder, als dein Tarif enthält, verliert niemand den Zugang – nur neue Beitritte kommen auf die Warteliste, bis wieder Plätze frei sind. Deinen Stand siehst du unter Einstellungen → Abo & Add-ons in der Kachel „Community-Mitglieder“ – fehlt die Kachel, ist die Zahl in deinem Tarif nicht begrenzt. Über der Übersicht und der Mitgliederliste steht außerdem „Mitglieder-Plätze: … von …“ mit einem Balken – für alle Communitys deines Kontos zusammen, mit denselben Zahlen wie die Kachel; ohne Grenze steht dort „unbegrenzt“. Die Zahl aktualisiert sich nach Freigaben, Einladungen und beim Seitenwechsel von selbst. In der Testphase gilt die Grenze des kleinsten Tarifs.
Ab 80 Prozent Belegung färbt sich der Balken (bei 100 Prozent rot), und daneben erscheint automatisch „Mehr Plätze“. Der Knopf führt direkt zum Add-on „Community-Mitglieder“ unter Abo & Add-ons – der Regler steht schon auf einer Stufe, die für alle Wartenden reicht. Ist das Add-on in deinem Tarif nicht buchbar, führt er zum nächstgrößeren Tarif (in der Testphase zur Tarifwahl). Sind alle Plätze belegt, steht darunter, wie viele Personen warten, und die Leiste erscheint auf allen Community-Seiten. Bei 80, 95 und 100 Prozent bekommst du zusätzlich eine E-Mail mit Knöpfen zum Add-on bzw. Tarif – je Stufe höchstens eine im Monat, solange sich die Zahl deiner Plätze nicht ändert. Abschalten lässt sie sich unter Einstellungen → Konto & Profil im Block Benachrichtigungen („Mitglieder-Plätze“). Team-Mitglieder ohne Zugriff auf das Abo sehen denselben Stand, statt „Mehr Plätze“ aber „Inhaber fragen“: Der Inhaber bekommt dann eine E-Mail mit den Knöpfen zum Buchen (höchstens einmal am Tag).
Sind alle Plätze belegt, verliert niemand seinen Zugang – nur Neue kommen nicht sofort hinein:
- Beitreten über Portal oder Website: Die Person wird vorgemerkt und sieht „Die Community ist gerade voll“. Wird ein Platz frei, nimmt BirdBuild die Vorgemerkten automatisch der Reihe nach auf und schickt ihnen die Mail „Platz frei – aufgenommen“. Die Zugangsregeln werden dabei neu geprüft: Erfüllt jemand sie gerade nicht, ist der Beitritt geschlossen oder die Community offline, bleibt die Person vorgemerkt (der Grund steht in der Liste); verlangt die Community inzwischen eine Freigabe, landet sie bei deinen Freigaben.
- Einladen: Neue Personen werden nicht aufgenommen, im Einladen-Fenster steht bei ihnen „Kein freier Platz“. Wer schon in einer deiner Communitys ist, belegt keinen weiteren Platz und lässt sich wie gewohnt hinzufügen.
- Freigeben (wartender Beitritt, Zugriffsanfrage): Deine Freigabe bleibt bestehen, die Person rückt automatisch nach, sobald ein Platz frei ist.
- Bezahlter Zugang: Solange kein Platz frei ist, lässt er sich nicht kaufen – das Sperr-Fenster zeigt „Gerade ausgebucht“, im Shop erscheint das Produkt als ausverkauft, und die Kasse nimmt die Bestellung nicht an. Wer schon bezahlt hat, bekommt den Zugang immer.
- Automatisierungen: Der Schritt „Zu Community anmelden“ merkt die Person vor; Tags und Listen der Community folgen bei der Aufnahme.
Unter Mitglieder → Wartend stehen die Vorgemerkten mit dem Hinweis „Kapazität“, die älteste Vormerkung zuerst. Aufnehmen nimmt eine Person sofort auf, wenn ein Platz frei ist – sonst öffnet sich das Fenster mit Add-on und Tarifwechsel. Mit Ablehnen streichst du jemanden von der Warteliste; er bekommt dann keinen Zugang.
Mehr Plätze bekommst du unter Einstellungen → Abo & Add-ons: mit dem Add-on „Community-Mitglieder“, wenn es für deinen Tarif angeboten wird, oder mit einem größeren Tarif. Sobald die Buchung durch ist, werden die Vorgemerkten der Reihe nach aufgenommen. Wechselst du in einen kleineren Tarif oder verkleinerst bzw. kündigst du das Add-on (es gilt bis zum Ende der Abrechnungsperiode weiter), verliert ebenfalls niemand den Zugang: Hast du danach mehr Mitglieder als Plätze, kommen Neue so lange auf die Warteliste, bis wieder genug frei ist.
Häufige Fragen
Warum steht eine Person nur einmal in der Liste, obwohl sie in zwei Communitys ist?
Die Mitgliederliste zeigt Menschen, nicht Mitgliedschaften. Wer in mehreren Communitys ist, steht einmal da; in der Spalte „Communitys“ und im Profil siehst du jede Mitgliedschaft mit ihrer Rolle. Die Zeile über der Tabelle nennt beide Zahlen: Personen und Mitgliedschaften.
Wie gebe ich einen wartenden Beitritt frei?
Unter Community → Mitglieder auf „Wartend“ wechseln und bei der Person auf „Freigeben“ klicken, oder mit „Alle freigeben“ die ganze Liste auf einmal. Dasselbe geht in der Übersicht unter „Zu erledigen“ und im Reiter „Beiträge“ der Community. Die Person bekommt danach Zugang und die Willkommens-Mail. Ist gerade kein Mitglieder-Platz frei, bleibt deine Freigabe bestehen und die Person rückt automatisch nach.
Bekommt eine eingeladene Person eine E-Mail?
Ja, wenn im Einladen-Fenster „Einladung per E-Mail senden“ eingeschaltet ist. Die Mail enthält den Namen der Community, den Link zum Portal und deine persönliche Nachricht. Die Vorlage bearbeitest oder deaktivierst du unter Community → Einstellungen → E-Mails an Mitglieder. Fehlt eine Mail, schickst du sie im Profil mit „Einladung erneut senden“ noch einmal.
Was passiert, wenn ich ein Mitglied entferne?
Die Mitgliedschaft endet und die Person hat keinen Zugang mehr zu dieser Community. Ihre Bestellungen und ihr Kontakt im CRM bleiben erhalten. Ist sie in mehreren Communitys, wählst du, aus welcher sie entfernt wird.
Wie exportiere ich meine Mitglieder?
Unter Community → Mitglieder im Drei-Punkte-Menü oben „Liste als CSV exportieren“ wählen – das exportiert die gerade gefilterte Liste. Für eine Auswahl markierst du Personen per Häkchen und nimmst „CSV exportieren“ in der Leiste unten. Der Download-Link kommt per E-Mail an deine Konto-Adresse.
Kann ich Mitglieder in mehrere Communitys gleichzeitig aufnehmen?
Ja. Markiere die Personen und wähl in der Leiste unten „Zu Community hinzufügen“. Es öffnet sich das Einladen-Fenster mit den ausgewählten Personen, in dem du die Ziel-Community, die Rolle und die Einladungs-Mail festlegst. Für eine einzelne Person geht das auch im Profil.
Wie viele Mitglieder dürfen in meine Communitys?
Das legt dein Tarif fest. Ist die Zahl begrenzt, gilt die Grenze für dein ganzes Konto, und jede Person zählt einmal – auch wenn sie in mehreren Communitys ist; Inhaber und Team zählen nicht mit, Wartende erst ab ihrer Aufnahme. Deinen Stand siehst du unter Einstellungen → Abo & Add-ons in der Kachel „Community-Mitglieder“; fehlt die Kachel, ist die Zahl in deinem Tarif nicht begrenzt.
Was passiert, wenn meine Community voll ist?
Niemand verliert den Zugang. Wer neu beitreten will, wird vorgemerkt und automatisch aufgenommen, sobald ein Platz frei wird – der Reihe nach und mit erneuter Prüfung der Zugangsregeln; die Person bekommt dann eine E-Mail. Neue Personen einladen und den bezahlten Zugang kaufen geht erst wieder mit freiem Platz. Mehr Plätze gibt es unter Einstellungen → Abo & Add-ons über das Add-on „Community-Mitglieder“ (wenn es für deinen Tarif angeboten wird) oder einen größeren Tarif.
Verliert jemand den Zugang, wenn ich in einen kleineren Tarif wechsle?
Nein. Bestehende Mitglieder behalten ihren Zugang, auch wenn du danach mehr Mitglieder hast, als dein Tarif erlaubt. Neue kommen dann auf die Warteliste, bis wieder Plätze frei sind oder du mehr Plätze buchst. Genauso ist es, wenn du das Add-on „Community-Mitglieder“ verkleinerst oder kündigst – es gilt bis zum Ende der Abrechnungsperiode weiter.