Was bei jeder Werbe-Mail automatisch passiert
- Abmeldung mit einem Klick: Im Fuß steht der Link „Vom Newsletter abmelden“, dazu kommt die Ein-Klick-Abmeldung, die Gmail, Yahoo und andere direkt beim Absender anzeigen und von Massenversendern verlangen. Wer sich abmeldet, bekommt ab sofort keine Werbe-Mails mehr. Einen eigenen Abmelde-Link brauchst du nicht.
- Nur-Text-Fassung: Jede Mail enthält zusätzlich eine Text-Fassung mit denselben Inhalten und Links – Mails ohne sie wirken auf Spamfilter verdächtig.
- Kennzeichnung: Newsletter weisen sich bei den Postfach-Anbietern als Newsletter deiner Liste aus, Bestell-, Termin- und Login-Mails bewusst nicht, damit sie nie wie Werbung aussehen.
Name und Anschrift im Fuß
Jede Mail in deinem Namen – Bestellbestätigung, Termin, Formular-Antwort, Community-Zugang ebenso wie Newsletter – trägt unten einen rechtlichen Fuß mit deinen Angaben aus Einstellungen → Marke & E-Mails. Welche Angaben Pflicht sind, hängt von der Art der Mail ab:
- Jede Mail: dein Name (Firma, Verein bzw. Person). Die Postanschrift (Straße, PLZ und Ort) steht im Fuß, sobald du sie einträgst; eine halbe Anschrift lässt sich nicht speichern.
- Bestell- und Vertrags-Mails (Bestellbestätigung, Rechnung, Zahlungserinnerung, Widerruf und Erstattung, digitale Lieferung, Abo-Abrechnung, bezahlte Veranstaltungen, Angebot/Rechnung über „Dateien senden“): bei österreichischen Vereinen zusätzlich die ZVR-Zahl – Vereine führen sie im Rechtsverkehr nach außen (§ 18 Abs. 2 VerG).
- Newsletter, Kampagnen und Marketing-Automatisierungen: Name und vollständige Postanschrift (AT: § 24 MedienG, DE: §§ 5 und 6 DDG, CH: Art. 3 UWG) – dazu der Abmelde-Link, den BirdBuild immer selbst einfügt.
- Im Firmenbuch bzw. Handelsregister eingetragene Unternehmen (Schalter „Im Firmenbuch / Handelsregister eingetragen“): in jeder Mail Firma samt Rechtsform, Sitz, Registernummer und Registergericht (AT: § 14 UGB; DE: § 37a HGB, § 125a HGB), bei einer deutschen GmbH oder UG zusätzlich alle Geschäftsführer (§ 35a GmbHG), bei einer deutschen AG der Vorstand und der Vorsitz des Aufsichtsrats (§ 80 AktG). Nicht eingetragene Unternehmen brauchen nur den Namen.
Fehlt eine Pflichtangabe, geht die betroffene Mail nicht raus: Im Studio bekommst du eine Meldung mit Link direkt zum fehlenden Feld; Mails, die deine Besucher:innen auslösen, warten bis zu 72 Stunden und gehen automatisch raus, sobald du die Angaben speicherst. Du bekommst dazu einmal eine E-Mail und siehst im Studio einen Hinweis. Fehlen bei einer Kampagne Angaben, steht es im Assistenten unter „Vor dem Senden fehlt noch“, und sie lässt sich weder senden noch planen; fehlen sie erst nach dem Planen, wartet die Kampagne, fällige Automations-Mails werden bis dahin übersprungen.
Vereine: Wähl unter Organisationsform die Option Verein. Den Namen trägst du genau so ein, wie er im Vereinsregister steht, dazu die Anschrift des Vereinssitzes. Die ZVR-Zahl (Österreich) ist für Bestell- und Vertrags-Mails und für den Shop-Start Pflicht, sonst empfohlen. Ein eingetragener Verein in Deutschland nennt Registergericht und VR-Nummer (§ 5 Abs. 1 Nr. 4 DDG) – empfohlen, keine Sperre. In der Schweiz ist die UID freiwillig. Vertretungsbefugte (Obmann/Obfrau bzw. Vorstand) und UID stehen nur im Fuß, wenn du sie einträgst. Hast du im Rechtstexte-Assistenten schon Angaben gemacht, holst du sie mit „Aus Rechtstexten übernehmen“ in einem Klick herüber; umgekehrt startet ein neuer Assistent mit diesen Angaben. Newsletter brauchen zusätzlich ein Impressum, in Österreich mit Offenlegung (Vorstand und Vereinszweck) – der Fuß verlinkt es automatisch, sobald deine Website ein veröffentlichtes Impressum hat.
Wer automatisch übersprungen wird
Abgemeldete Kontakte, Adressen, die endgültig unzustellbar waren oder eine Mail als Spam gemeldet haben, unbestätigte Anmeldungen bei aktivem Double-Opt-In und stummgeschaltete Kontakte. Abmeldungen und Sperren gelten auch nach einem erneuten Import. Kommen zwei Werbe-Mails in Folge nicht an (etwa bei vollem Postfach), pausiert die Adresse, bis wieder eine Mail an sie zugestellt, geöffnet oder angeklickt wird.
Schutzschalter bei Rückläufern und Spam-Meldungen
Sind mehr als 5 % deiner letzten Werbe-Mails endgültig unzustellbar (etwa weil die Adresse nicht existiert) oder melden zu viele Empfänger sie als Spam (die Grenze liegt unter den 0,3 %, die Gmail und Yahoo verlangen), hält BirdBuild Kampagnen, Einzelversand und Automations-Mails an. Einzelne Ausrutscher lösen nichts aus; Bestell-, Termin- und Login-Mails laufen normal weiter. Automations-Mails, die in dieser Zeit fällig wären, werden nicht nachgeholt. Du bekommst eine E-Mail, und unter E-Mails sowie E-Mails → Versandkanäle erscheint der Hinweis „Werbe-Versand angehalten“ mit den genauen Zahlen.
Entferne dann unter Kontakte gekaufte, sehr alte oder nie bestätigte Adressen (die auffälligen sind schon gesperrt), klick im Hinweis auf Versand freigeben und bestätige mit Freigeben. Geplante und laufende Kampagnen gehen danach automatisch weiter, die Quoten zählen ab dann neu. Wurde der Versand innerhalb von 30 Tagen dreimal angehalten, gibt nur noch unser Support frei – schreib uns dann über die Hilfe.
Inaktive Empfänger auslassen
Im Schritt Empfänger zeigt der Assistent, wie viele der gewählten Empfänger seit 12 Monaten nichts geöffnet oder geklickt haben. Mit Inaktive auslassen bekommen sie diese Kampagne nicht – lange ungenutzte Postfächer sind oft aufgegeben und drücken die Zustellrate. Der Hinweis erscheint nur, wenn es solche Empfänger gibt und Öffnungen zuverlässig gemessen werden.
Hinweise im Kampagnen-Assistenten
In Zusammenfassung und Senden nennt der Kasten „Hinweise zur Zustellbarkeit“ typische Spam-Merkmale: viele Großbuchstaben, „!!!“ oder mehrere Emojis im Betreff, eine sehr große Mail (Gmail kürzt ab 102 KB und blendet dann auch den Abmelde-Link aus), viele Bilder bei wenig Text, Bilder ohne Alternativtext und Link-Kürzer. Senden bleibt trotzdem möglich; Ansehen führt zurück in den Schritt Design.
Eigene Versand-IP
Standardmäßig gehen deine Newsletter über gepflegte, gemeinsam genutzte Versand-IPs von BirdBuild. Wer sehr viel versendet, bekommt eine eigene: Im Mail-Paket ab 250.000 Mails pro Monat (unter Einstellungen → Abo & Add-ons) ist eine dedizierte Versand-IP inklusive. Darüber laufen dann deine Kampagnen, Einzel-Werbemails und Automations-Mails – ihre Zustellbarkeit hängt so nur noch an deinem eigenen Versand. Bestell-, Termin- und Login-Mails bleiben bewusst auf der bewährten gemeinsamen IP.
Nach der Buchung richten wir die IP für dich ein. Bis sie bereitsteht, zeigt das Mail-Paket auf der Abo-Seite „Eigene Versand-IP wird eingerichtet“, und deine Mails gehen so lange über die gemeinsame IP raus; danach steht dort „Eigene Versand-IP aktiv“. Reduzierst oder kündigst du das Mail-Paket unter 250.000 Mails, endet die eigene IP mit dem Ende der Abrechnungsperiode.
Was du selbst beitragen kannst
- Schreib nur Kontakte an, die zugestimmt haben – keine gekauften Listen. Lass unter E-Mails → Versandkanäle den Schalter Double-Opt-In für Newsletter eingeschaltet.
- Bestätige deine Absender-Domain und richte SPF und DKIM ein. Dann gehen deine Newsletter mit deiner eigenen Domain signiert raus. Wie das geht, steht unter „Zustellung & Absender“.
Häufige Fragen
Brauche ich eine eigene Versand-IP?
Meist nicht. Die gemeinsamen Versand-IPs von BirdBuild haben eine gepflegte Reputation, und für die Zustellbarkeit zählen vor allem saubere Listen, Double-Opt-In und eine bestätigte Absender-Domain. Erst bei sehr hohem Versand lohnt eine eigene IP – sie ist im Mail-Paket ab 250.000 Mails pro Monat inklusive, ohne Aufpreis.
Meine Newsletter landen bei Gmail im Reiter „Werbung“. Ist das Spam?
Nein. Der Reiter „Werbung“ gehört zum Posteingang, die Mail ist zugestellt. Gmail sortiert dort Newsletter aller Absender ein, egal wie sauber sie eingerichtet sind. Wer deine Mails lieber im Hauptposteingang sehen will, zieht eine davon in den Reiter „Allgemein“ – Gmail bietet dann an, das für künftige Mails von dir zu übernehmen.
Mein Werbe-Versand wurde angehalten. Was muss ich tun?
Bereinige zuerst deine Liste: Entferne unter Kontakte gekaufte, sehr alte oder nie bestätigte Adressen und schreib künftig nur Kontakte an, die ausdrücklich zugestimmt haben. Die Adressen, die den Schalter ausgelöst haben, sind bereits gesperrt. Danach klickst du unter E-Mails im Hinweis „Werbe-Versand angehalten“ auf „Versand freigeben“ und bestätigst mit „Freigeben“. Geplante und laufende Kampagnen gehen dann von selbst weiter. Wurde der Versand innerhalb von 30 Tagen dreimal angehalten, fehlt der Knopf – dann gibt unser Support frei, schreib uns über die Hilfe. Bestell-, Termin- und Login-Mails waren die ganze Zeit nicht betroffen.
Warum sind weniger Mails rausgegangen, als meine Liste Kontakte hat?
BirdBuild überspringt beim Versand automatisch abgemeldete und stummgeschaltete Kontakte, Kontakte ohne E-Mail-Adresse, unbestätigte Anmeldungen sowie Adressen, die endgültig unzustellbar waren oder Spam gemeldet haben. Adressen, an die zwei Werbe-Mails in Folge nicht zugestellt werden konnten, pausieren ebenfalls, und doppelte Adressen bekommen die Mail nur einmal. Hast du „Inaktive auslassen“ gewählt, fehlen außerdem die seit 12 Monaten inaktiven Empfänger. Große Listen gehen in mehreren Durchgängen raus; reicht dein monatliches Mail-Kontingent nicht für alle, folgt der Rest automatisch nach dem Monatswechsel.
Warum lässt sich meine Kampagne nicht senden, obwohl der Inhalt fertig ist?
Die Checkliste „Vor dem Senden fehlt noch“ in den Schritten Zusammenfassung und Senden zeigt, was offen ist. Häufig fehlen Name oder Postanschrift für den Pflicht-Fuß: Ergänze sie unter Einstellungen → Marke & E-Mails (Straße, PLZ und Ort). „Ergänzen“ in der Checkliste öffnet die Einstellungen in einem neuen Tab; kehrst du danach zum Assistenten zurück, verschwindet der Punkt von selbst. Steht unter E-Mails der Hinweis „Werbe-Versand angehalten“, ist stattdessen der Schutzschalter aktiv.
Warum muss man nach einem Klick auf den Abmelde-Link noch einmal bestätigen?
Viele Firmen-Postfächer lassen jeden Link einer Mail vorab von einem Sicherheitsscanner öffnen. Würde schon dieser Aufruf abmelden, verlörst du Abonnenten, die nie gehen wollten. Deshalb öffnet der Link eine kurze Seite mit dem Knopf „Abmelden“. Die Ein-Klick-Abmeldung, die Gmail, Yahoo und andere Programme direkt beim Absender anbieten, wirkt dagegen sofort.
Meine E-Mails kommen bei den Kunden nicht an – was tun?
Geh der Reihe nach vor: Steht unter E-Mails oben der Hinweis „Werbe-Versand angehalten“, ist der Schutzschalter aktiv – was zu tun ist, steht direkt im Hinweis. Welche Adressen einer Kampagne nicht erreicht wurden, siehst du unter E-Mails → Dashboard im Drei-Punkte-Menü der Kampagne bei „Empfänger & Aktivität“ mit dem Filter „Unzustellbar“. Abgemeldete, gesperrte und unbestätigte Kontakte überspringt BirdBuild bewusst. Landet die Mail im Spam-Ordner, bestätige unter E-Mails → Versandkanäle deine Absender-Domain samt SPF und DKIM. Ob Bestell- und Terminbestätigungen angekommen sind, zeigt E-Mails → Analytics ganz unten.