Kontakte / CRM

Wo du die Kontakte findest

Klick in der oberen Navigation auf Kontakte. Du landest bei „Alle Kontakte“ – der Tabelle mit allen Einträgen deines aktuellen Projekts. Ist die Liste noch leer, bekommst du zwei Knöpfe: Ersten Kontakt anlegen oder Importieren. Wechselst du oben links das Projekt, siehst du dessen eigene Kontakte, nie die eines anderen Projekts.

Einen Kontakt anlegen und bearbeiten

Oben rechts auf Kontakt öffnet den Editor. Ausfüllen musst du mindestens Vorname, Nachname oder E-Mail – der Rest ist optional: Telefon, Firma, Kundennummer, Geburtstag, „Abonniert am“, Adresse, PLZ, Ort, Bundesland, Land, Tags und ein freies Notizfeld. Eine E-Mail wird nur gespeichert, wenn sie auch wirklich wie eine aussieht. Danach auf Anlegen. Zum Ändern klickst du einfach irgendwo auf die Zeile – derselbe Editor geht auf, jetzt mit Speichern. Praktisch: oben im Editor sitzen zwei Pfeile, mit denen du zum vorigen oder nächsten Kontakt springst, ohne zu schließen.

Doppelte Kontakte führst du im „…“-Menü des Kontakts über Mit Duplikat zusammenführen zusammen. Leere Angaben werden ergänzt, Vorhandenes bleibt; Tags, Listen, Eigenschaften, Notizen und Verlauf werden übernommen. Eine abweichende E-Mail-Adresse bleibt als frühere Adresse zugeordnet (Bestellungen, Termine, Formulare). War einer der beiden abgemeldet oder stummgeschaltet, gilt das danach für den zusammengeführten Kontakt.

Tags: schnell einsortieren

Tags sind kurze Stichwörter wie „kunde“, „lead“, „vip“ oder „newsletter“, jedes in einer eigenen Farbe. Setzen kannst du sie direkt in der Tabelle: in der Tags-Spalte auf Tag hinzufügen klicken, tippen, und entweder einen vorhandenen wählen oder mit Enter einen neuen erstellen. Über der Tabelle liegen alle Tags als Filter-Chips mit Zähler – ein Klick zeigt nur die Kontakte mit diesem Tag. Willst du vielen Kontakten auf einmal denselben Tag geben? Dann häkle sie links ab und nutze in der Auswahl-Leiste Tag + (bzw. Tag − zum Entfernen).

Listen: feste Gruppen bilden

Listen sind deine dauerhaften Gruppen, zum Beispiel „Newsletter“ oder „Stammkunden“. Über der Tabelle klickst du auf + Liste, gibst einen Namen ein, fertig. Eine Liste füllst du auf zwei Wegen: einzelne Kontakte inline über die Listen-Spalte, oder viele auf einmal per Mehrfachauswahl und Zu Liste. Über das Drei-Punkte-Menü an jeder Liste erreichst du Umbenennen, Mitglieder verwalten (Kontakte an- und abhaken in einem Schritt), Mit anderer Liste zusammenführen, Liste exportieren und Liste löschen. Wichtig: Löschst du eine Liste, bleiben die Kontakte erhalten – nur die Zuordnung verschwindet.

Fehlt eine Liste genau dort, wo du sie auswählst – in der Kasse und im Shop-Assistenten, in Automatisierungen, Formularen, Popups, Newsletter-Bausteinen oder den Registrierungs-Einstellungen –, wählst du im Auswahlfeld + Neue Liste …, tippst den Namen ein und drückst Enter: Die Liste wird angelegt und gleich ausgewählt. Gibt es den Namen schon, nimmt BirdBuild die vorhandene Liste statt eine zweite anzulegen.

Eigene Eigenschaften

Reichen dir die Standardfelder nicht, legst du eigene Eigenschaften an – etwa „Kundentyp“, „Vertragsende“ oder „Wie bist du auf uns gekommen?“. Du verwaltest sie unter Kontakte → Einstellungen → Eigenschaften. Klick auf „Neue Eigenschaft“, gib einen Namen ein, wähl den Typ und optional eine Beschreibung, die als Hilfetext unter dem Eingabefeld erscheint. Anlegen kannst du eine Eigenschaft auch genau dort, wo du sie gerade brauchst: im Kontakt-Editor, im Filter, im Spalten-Menü, beim Import und in der Sammelaktion.

Diese Typen gibt es:

• Text und Langer Text für freie Angaben
• Zahl und Datum – danach filterst du später etwa mit „ist größer als“ oder „in den letzten 30 Tagen“
• Auswahl (genau eine Option) und Mehrfachauswahl (beliebig viele) – die Optionen legst du im selben Dialog an
• Ja/Nein
• Link, E-Mail und Telefon

Die Liste zeigt je Eigenschaft den Typ, wo sie verwendet wird (Kontakte, Automatisierungen, Formulare) und woher sie stammt. Daneben steht ihre E-Mail-Variable, etwa {{contact.kundentyp}} – ein Klick kopiert sie. Pro Projekt sind bis zu 100 eigene Eigenschaften möglich.

Werte eintragen

Im Kontakt-Editor stehen deine Eigenschaften im Abschnitt „Eigene Eigenschaften“, jedes Feld passend zum Typ: Datumsauswahl, Zahlenfeld, Auswahlliste oder Ja/Nein. Im Kontaktprofil erscheinen die gesetzten Werte bei den Details und lassen sich dort direkt ändern. Für viele Kontakte auf einmal hakst du sie in der Tabelle ab und klickst in der Auswahl-Leiste auf „Eigenschaft“: Eigenschaft wählen, Wert eintragen, Übernehmen. Mit „Wert entfernen“ leerst du ihn stattdessen bei allen markierten Kontakten. Sind mehr Kontakte gefiltert, als auf eine Seite passen, holst du nach dem Abhaken der Seite mit „Alle … auswählen“ die ganze gefilterte Menge dazu.

Eigenschaften ändern und löschen

Name, Typ, Optionen und Beschreibung änderst du jederzeit über den Stift. Die E-Mail-Variable bleibt dabei gleich, damit bereits geschriebene E-Mails weiter funktionieren. Wechselst du den Typ, bleiben vorhandene Werte unverändert. Beim Löschen zeigt BirdBuild, wo die Eigenschaft noch verwendet wird. Die gespeicherten Werte bleiben bei den Kontakten, außer du hakst an, dass sie ebenfalls gelöscht werden sollen. Automatisierungen, die die Eigenschaft noch verwenden, zeigen danach „Gelöschte Eigenschaft“ – dort wählst du eine andere.

Wo Eigenschaften überall wirken

• Automatisierungen: Der Auslöser Eigenschaft geändert startet, sobald sich ein Wert ändert – auf Wunsch nur bei einem bestimmten neuen Wert. Wenn / Dann vergleicht passend zum Typ, und Eigenschaft aktualisieren setzt einen Wert, bei Datumsfeldern auf Wunsch das Datum des Ausführens.
• Formulare: Jede Formularfrage kann ihre Antwort in einer Eigenschaft speichern. Für neue Fragen legt BirdBuild die passende Eigenschaft automatisch an (siehe Formulare).
• E-Mails: Mit {{contact.kundentyp}} und Co. setzt du den Wert in Kampagnen und automatische E-Mails ein. Im Variable-Menü stehen deine Eigenschaften unter „Kontakt-Eigenschaften“. Hat ein Kontakt keinen Wert, bleibt die Stelle leer.
• Import und Export: Neue Spalten werden beim Import zu Eigenschaften, der Export schreibt jede Eigenschaft als eigene Spalte.

Segmente, Suche und Filter

Ganz oben liegen drei feste Segmente: Alle Kontakte, Letzte 7 Tage und Letzte 30 Tage (nach Anlage-Datum) – gut, um frische Leads zu sehen. Das Suchfeld durchsucht Name, E-Mail, Firma, Telefon, Kundennummer, Tags und die Werte deiner eigenen Eigenschaften gleichzeitig. Über Filter wählst du eine Eigenschaft, eine Bedingung und einen Wert – etwa Land ist AT, Kundentyp ist eine von Stammkunde, Neukunde oder Erstellungsdatum in den letzten 30 Tagen. Die Bedingungen passen zum Typ: Zahlen kennen ist größer als und ist kleiner als, Datumsfelder ist vor, ist nach und in den letzten … Tagen, Ja/Nein-Eigenschaften ist Ja und ist Nein. Jeder Filter erscheint als Chip über der Tabelle – ein Klick darauf ändert ihn, das Kreuz entfernt ihn. Mehrere Filter gelten zusammen: Ein Kontakt muss alle erfüllen. Suche, Segment, Tag-Filter und Eigenschafts-Filter wirken zusammen – der Zähler oben zeigt dir jederzeit, wie viele Kontakte gerade übrig bleiben.

Spalten anpassen

Welche Spalten die Tabelle zeigt, bestimmst du selbst: über Spalten blendest du Felder ein und aus und ziehst sie per Anfasser in deine Wunschreihenfolge. Standardmäßig siehst du E-Mail, Telefon, Tags und Erstellt. Auch deine eigenen Eigenschaften stehen dort zur Auswahl, ihre Werte erscheinen passend formatiert (Datum, Zahl, Ja/Nein). Über Eigene Eigenschaft anlegen legst du direkt im Spalten-Menü eine neue an – sie wird sofort als Spalte eingeblendet. Deine Einstellung merkt sich der Browser. Über Standard zurück stellst du die Reihenfolge wieder her.

Importieren und Exportieren

Bestandskontakte holst du über Mehr → Importieren rein. Lade eine CSV-Datei hoch oder füge die Daten ins Textfeld ein – die erste Zeile sind die Spaltennamen. Pro Import werden höchstens 5.000 Zeilen übernommen; größere Dateien teilst du auf. Im zweiten Schritt ordnest du jede Spalte einer Eigenschaft zu; BirdBuild schlägt die Zuordnung automatisch vor (erkennt zum Beispiel „E-Mail“, „Telefon“, „Firma“). Gibt es noch keine passende Eigenschaft, wählst du + Neue Eigenschaft und daneben den Typ – BirdBuild schlägt ihn anhand der Spaltenwerte vor (Zahl, Datum, Ja/Nein oder Text). Bei Auswahl werden die verschiedenen Werte der Spalte zu Optionen (bis 25, bei mehr wird es ein Textfeld). Werte, die nicht zum Typ passen, übernimmt der Import als Text, damit nichts verloren geht. Optional schiebst du alle Zeilen gleich in eine Liste. Doppelte E-Mail-Adressen werden erkannt: statt einen zweiten Eintrag anzulegen, wird der vorhandene Kontakt der gewählten Liste hinzugefügt. Mit „Automationen für importierte Kontakte starten“ (standardmäßig aus) laufen für neu angelegte Kontakte dieselben Automatisierungen an wie beim Anlegen von Hand – „Neuer Kontakt“, „Zu einer Liste hinzugefügt“ und „Tag hinzugefügt“. Bereits vorhandene Kontakte starten nichts, und Marketing-Mails gehen wie sonst nur an Kontakte mit Einwilligung. Die Meldung danach nennt, wie viele Automatisierungen gestartet wurden. Umgekehrt exportierst du über Mehr → Exportieren alle Kontakte als CSV, über die Auswahl-Leiste nur die markierten, oder über das Listen-Menü genau eine Liste. Die Dateien öffnen sich in deutschem Excel mit korrekten Umlauten. Eigene Eigenschaften stehen darin als eigene Spalten, im selben Format, das der Import wieder einliest.

Von Kontakten zur E-Mail-Kampagne

Der Knopf E-Mail-Kampagne nimmt genau die Kontakte, die gerade sichtbar sind (Segment plus alle aktiven Filter) und legt daraus einen Kampagnen-Entwurf an. Du gibst einen Namen ein, bestätigst die Empfängerzahl und landest im Bereich E-Mails, wo du den Inhalt schreibst. Ehrlich gesagt: hier wird der Entwurf vorbereitet – den tatsächlichen Versand richtest du im E-Mail-Bereich ein.

Wer die Kampagne bekommt, hängt von der Ansicht ab: Bei einer ganzen Liste ist diese Liste der Empfänger, auch mit Kontakten, die bis zum Versand dazukommen. Bei „Alle Kontakte“ ohne Filter gehen alle Kontakte des Projekts. Mit Filter, Suche oder Auswahl speichert BirdBuild die Empfänger als neue Liste „Kampagne: Name“.

Einzelne Kampagne an einen Kontakt senden

Manchmal soll nur EINE Person etwas bekommen – ein nachgereichtes Angebot, eine Info an genau diesen Kunden. Öffne dazu das Kontaktprofil (Klick auf den Kontakt) und klick oben auf „Kampagne". Es öffnet sich eine Liste deiner E-Mail-Kampagnen; wähl eine aus und klick auf „Jetzt an diesen Kontakt senden". Die Mail geht ausschließlich an diese eine Person.

Wichtig dabei: Der Status der Kampagne ändert sich nicht – ein Entwurf bleibt ein Entwurf, und die Kampagnen-Statistik wird nicht hochgezählt. Hat sich der Kontakt abgemeldet, blockiert BirdBuild den Versand. Der Versand erscheint anschließend in der Aktivität des Kontakts und zählt wie jede andere Mail auf dein Kontingent.

Dateien an einen Kontakt senden

Über … → Datei senden im Kontaktprofil schickst du beliebige Dateien aus der Mediathek (PDF, Dokumente, Bilder, Audio), auch frisch hochgeladene – höchstens 10 je Sendung. Die Mail enthält je Datei einen Download-Link, der 30 Tage gilt; kleine Sendungen kommen zusätzlich als Anhang.