Kontakte: Datenschutz (Auskunft & Löschung)

Wo du es findest

Öffne den Kontakt (Kontakte → Klick auf die Person) und wähl im „…"-Menü unter Datenschutz „Daten exportieren" oder „Daten löschen". Bei Shop-Kunden geht es auch über Shop → Kunden → Datenschutz – auch für Gäste ohne Kontakt. Der Dialog zeigt zuerst, welche Daten es gibt – je Bereich mit Anzahl.

Im selben Menü schickst du der Person eine Datenübersicht per E-Mail (Stammdaten, Newsletter-Status, Bestellungen, Termine, Veranstaltungen und Mitgliedschaften). Digitale Downloads erneut senden verschickt alle Download-Links gekaufter digitaler Produkte noch einmal.

Was dazugehört

BirdBuild findet die Person über ihren Kontakt UND über ihre E-Mail-Adresse (auch frühere Adressen und doppelte Kontakte mit derselben Adresse): Kontakt mit Eigenschaften, Tags, Listen und Notizen, Aktivität, Shop-Kundenkonto, Bestellungen mit Rechnungen, Gutschriften und Stornos, Download-Zugänge, Widerrufe, Abos, abgebrochene Warenkörbe, Bewertungen, Formular- und Quiz-Einsendungen, wartende Anmeldungen, Termine, Veranstaltungs-Anmeldungen, Community (Mitgliedschaft, Warteliste, Beiträge, Kommentare, Reaktionen, Zugangsanfragen), Zugangsgruppen (Gruppe, Quelle, seit, bis), Newsletter-Einwilligung mit Double-Opt-In-Verlauf, empfangene Mails mit Öffnungen und Klicks, Automatisierungen und gesendete Dateien. Daten anderer Personen und anderer Projekte sind nie dabei.

Daten exportieren (Auskunft)

Du bekommst einen Download-Link per E-Mail an deine Konto-Adresse (7 Tage gültig). Die ZIP-Datei enthält daten.json (vollständig, maschinenlesbar), uebersicht.html (lesbar, zum Weiterleiten oder Drucken) und die Belege als PDF. Passwörter, Zugangs-Links und Sicherheits-Codes sind nicht enthalten. Die Datei gibst du selbst an die Person weiter – prüf vorher, dass die Anfrage wirklich von ihr kommt.

Daten löschen

Zum Bestätigen tippst du die E-Mail-Adresse der Person ein. Gelöscht werden Kontakt, Kundenkonto, Warenkörbe, Einsendungen, Bewertungen, Download-Zugänge, beendete Abos, Newsletter-Daten, Mail-Verlauf, laufende Automatisierungen sowie künftige Termine und Anmeldungen (der Platz wird wieder frei). Vergangene Termine und Anmeldungen bleiben ohne Personendaten für deine Auslastung stehen, die Zähler deiner Mail-Statistik ebenso. Spätere Öffnungen oder Bounces alter Mails zählen weiter, aber ohne Adresse.

Community-Beiträge

Kommentare der Person werden gelöscht, eigene Beiträge ohne Antworten ebenso. Hat ein Beitrag Antworten anderer Mitglieder, bleibt nur eine leere Hülle mit „Gelöschtes Mitglied" – Titel, Inhalt und Name sind weg, die Antworten der anderen bleiben lesbar.

Was bleibt: Buchungsbelege

Bestellungen mit Rechnung oder Zahlung musst du aufbewahren: in Österreich 7 Jahre (§ 132 BAO), in Deutschland 8 Jahre (§ 147 AO, seit 2025), in der Schweiz 10 Jahre – jeweils ab Ende des Kalenderjahres des letzten Belegs, nach dem Land deines Shops. Diese Bestellungen bleiben nur mit den Rechnungsangaben (Name, Firma, Anschrift, UID); Telefon, E-Mail, Notizen und Bestell-Link werden entfernt. Nach Ablauf der Frist anonymisiert BirdBuild sie automatisch. Abgebrochene oder gescheiterte Kassen ohne Zahlung werden sofort gelöscht.

Sperrliste

Hat die Person Werbung widersprochen, bleibt standardmäßig nur ihre Adresse auf der Sperrliste – sonst könnte ein späterer Import sie wieder anschreiben. Im Dialog kannst du das abschalten.

Wann es nicht geht

Läuft noch ein Abo, beende es zuerst unter Shop → Abos. Team-Mitglieder brauchen das Recht „Kontakte" (für den Export zusätzlich „Kontakte exportieren") und Zugriff auf alle Bereiche, in denen die Person Daten hat – sonst wäre Auskunft oder Löschung unvollständig. Jede Auskunft und Löschung steht ohne Personendaten im Aktivitätsprotokoll deines Kontos.