Shop: Bestellungen

So kommst du hin

Bestellungen ist ein eigener Punkt in der Seitenleiste, direkt unter dem Shop. Die Zahl daneben zeigt, wie viele Bestellungen noch offen sind – also weder archiviert noch storniert. Sie aktualisiert sich von selbst. Verschwinden soll sie erst, wenn du fertig bist: Archiviere erledigte Bestellungen, dann zählen sie nicht mehr mit.

Die Liste

Jede Zeile zeigt ein Produktbild mit Mengen-Badge, die Bestellnummer, den ersten Artikel samt Personalisierung (etwa einer Gravur), Kunde und E-Mail, das Datum, zwei getrennte Status für Zahlung und Versand und die Summe in der Währung der Bestellung. Kleine Symbole neben der Nummer melden, was Aufmerksamkeit braucht: Zahlung fehlgeschlagen, Rückbuchung, Widerruf erklärt, Zahlung überfällig, nicht genug Bestand, E-Mail nicht zustellbar oder eine auffällige Lieferadresse. Neue Bestellnummern beginnen mit B und dem Jahr, zum Beispiel B-2026-1043; ältere Bestellungen behalten ihre bisherige Nummer.

Warum zwei Status? Weil „bezahlt“ und „versandt“ zwei verschiedene Dinge sind. Die Zahlung ist Ausstehend, Bezahlt, Teilw. erstattet, Erstattet oder Fehlgeschlagen, der Versand Nicht versandt, Zurückgehalten, Versandt (bei Abholung Abholbereit) oder Digitale Lieferung, wenn nichts verschickt werden muss.

Reiter, Suche und Filter

Die Reiter: Alle, Offen, Zu klären (alles mit einem der Warnsymbole), Nicht bezahlt, Nicht versandt (digitale Bestellungen zählen hier nicht mit), Archiviert und – nur wenn es welche gibt – Abgebrochen für Online-Kassen, die nie bezahlt wurden. Die Reihenfolge der Reiter änderst du per Ziehen; dein Browser merkt sie sich.

Die Suche findet Bestell-, Rechnungs- und Korrekturnummern in neuer und alter Form, auch ohne Bindestriche (etwa B-2026-1043, RE-2026-1001 oder RE-150720261001), Name, E-Mail, Telefon, Firma, Adresse, Land, UID, UTM-Quelle, Sendungsnummer, Tags, Artikel und Personalisierungs-Texte. Daneben filterst du nach Zahlungs- und Versandstatus, unter Filter zusätzlich nach Produkt, Zahlart, UTM-Quelle, Land, Tag, Summe und Zeitraum. Alle Filter wirken auf die Liste und auf den Export.

Lieferadresse prüfen

Der häufigste Adressfehler ist kein Tippfehler in der Straße, sondern ein Ortsname, den die Post so nicht kennt – wer in Karnabrunn wohnt, schreibt „2113 Karnabrunn“, die Post erwartet „2113 Großrußbach“. BirdBuild prüft deshalb bei jeder offenen Bestellung, ob Ort und Postleitzahl zusammenpassen. Fällt etwas auf, steht ein gelbes Warndreieck neben der Bestellnummer. Ein Klick darauf zeigt deine aktuelle Adresse und den Vorschlag nebeneinander, der Unterschied ist farbig markiert. Du kannst den Vorschlag verwenden, bestätigen, dass die Adresse so passt, sie mit dem Stift von Hand ändern oder der Kundin eine kurze Rückfrage schicken – über den Link darin übernimmt oder korrigiert sie die Adresse selbst. Das Lieferland ist dabei gesperrt: Eine Lieferung in ein anderes Land änderst nur du. Die Prüfung ist bewusst zurückhaltend (abweichende Schreibweisen gelten als richtig) und nutzt die Adressdaten von OpenStreetMap, dieselben wie die Adressvorschläge in der Kasse. Versandte, stornierte und archivierte Bestellungen werden nicht geprüft, ebenso Bestellungen ohne Versand (Downloads, Leistungen): Dort ist die Anschrift die Rechnungsadresse und steht im Bestell-Fenster auch so.

Die Detailansicht

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Bestellung von rechts. Ganz oben stehen Hinweise, die eine Entscheidung brauchen – etwa „Zahlung fehlgeschlagen“ mit dem Grund des Zahlungsanbieters (und Zahlung wieder offen, falls doch überwiesen wird), eine Rückbuchung, ein erklärter Widerruf oder eine überfällige Rechnung. Darunter:

• Artikel und Versand: alle Positionen mit Menge, Preis, SKU und hervorgehobener Personalisierung. Dazu Versanddienstleister und Sendungsnummer; bei Anderer (eigener Link) trägst du den Sendungs-Link selbst ein, {number} darin wird durch die Sendungsnummer ersetzt. Als versandt schickt die Versandbestätigung samt Rechnung – mit dem Häkchen Kundin informieren entscheidest du, ob überhaupt eine Mail rausgeht. Fehlt die Zahlung oder wurde widerrufen, fragt BirdBuild vorher nach. Trägst du die Sendungsnummer erst nach dem Versand ein, bietet BirdBuild an, die Versandbestätigung mit dem Link noch einmal zu schicken. Bei Abholung heißt der Knopf Als abholbereit, mit einem Feld für die Abhol-Info.
• Bezahlung: Zwischensumme, Rabatte, Versand, Steuer und Gesamt, dazu Zahlart, Fälligkeit und die Belege als PDF – Rechnung, Rechnungskorrekturen (in der Schweiz: Gutschriften) und Stornorechnung.
• Verlauf: jedes Ereignis und jede E-Mail an die Kundin, dazu deine Notizen (Feld oben, Enter).
• Kunde, Adressen, Tags und interne Notiz – die Notiz sieht nur dein Team.

Notiz, Sendungsdaten und Abhol-Info werden beim Verlassen des Felds gespeichert, mit Cmd/Strg + S alles auf einmal; Cmd/Strg + Z macht Eingaben rückgängig.

Was deine Kundin erfahren hat

Im Verlauf steht jede Kunden-E-Mail zu dieser Bestellung – egal, ob sie die Kasse, der Zahlungsanbieter, eine Aktion im Studio oder ein Widerruf ausgelöst hat: welche Mail, an welche Adresse, in welcher Sprache, mit welchen Belegen im Anhang, wann und wer sie erneut gesendet hat. Dazu der Stand der Zustellung: gesendet, zugestellt, geöffnet, Zustellung verzögert, unzustellbar (mit der Antwort des empfangenden Servers) oder Adresse gesperrt. Genauso sichtbar ist, wenn eine Mail nicht rausging: Vorlage ausgeschaltet, bewusst ohne E-Mail, Tagesgrenze erreicht – oder angehalten, weil Pflicht-Angaben für den Mail-Fuß fehlen; nach dem Eintragen geht sie automatisch raus. Mit Alles / E-Mails / Notizen filterst du den Verlauf. Die Zeile darüber sagt dir, in welcher Sprache die Mails zu dieser Bestellung rausgehen – in der Regel die Sprache der Seite, auf der bestellt wurde.

E-Mail erneut senden

Der Knopf E-Mail im Verlauf schickt eine Mail noch einmal: Bestellbestätigung, Zahlungsbestätigung, Versand- bzw. Abholbestätigung, Stornobestätigung oder die Download-Links. Angeboten wird nur, was zum Stand der Bestellung passt – bei den anderen steht, warum nicht (etwa „noch nicht bezahlt“). Eine vorhandene Rechnung hängt automatisch an. Hat sich die Kundin bei der E-Mail-Adresse vertippt, korrigierst du sie mit dem Stift unter Kunde; BirdBuild bietet danach an, die Bestätigung an die neue Adresse zu schicken. Download-Links und eine gekaufte Mitgliedschaft ziehen mit um.

Zahlung verbuchen

Als bezahlt verbucht den Zahlungseingang, etwa eine Überweisung auf Rechnung. Du wählst, ob die Kundin eine Zahlungsbestätigung bekommt – mit der Rechnung, sobald eine ausgestellt ist; pro Bestellung geht sie höchstens einmal raus. Eine Online-Bestellung, deren Zahlung nie bestätigt wurde, läuft dabei durch denselben Abschluss wie eine echte Online-Zahlung: Der Bestand wird abgebucht, die Kundin bekommt ihre Bestätigung, digitale Artikel werden ausgeliefert.

Erstatten

Erstatten gibt es, solange bezahltes Geld offen ist. Der Betrag ist mit dem ganzen Rest vorausgefüllt, du kannst weniger eintragen. Bei Stripe, PayPal und Klarna geht das Geld direkt über den Zahlungsanbieter zurück aufs Zahlungsmittel der Kundin – verbucht wird erst, wenn der Anbieter bestätigt. Hast du im Dashboard des Anbieters schon selbst erstattet, wählst du Nur verbuchen. Bei Kauf auf Rechnung oder Vorkasse überweist du das Geld selbst, BirdBuild verbucht die Erstattung. Immer entsteht eine Rechnungskorrektur mit eigener Nummer, und die Kundin bekommt die Erstattungsbestätigung mit dem PDF (abschaltbar). Kam die Ware zurück, bucht Ware ist zurück alle Artikel wieder ins Lager. Scheitert die Erstattung beim Anbieter, sagt BirdBuild warum und bietet an, nur zu verbuchen.

Stornieren und Storno aufheben

Stornieren findest du im Mehr-Menü (drei Punkte). Ist die Bestellung bezahlt, entscheidest du im selben Schritt, ob und wie viel erstattet wird – zum Beispiel alles außer den Versandkosten. Optional gibst du einen Grund an, der in der Stornobestätigung steht. Noch nicht versandte Ware kommt automatisch zurück ins Lager, schon versandte nur mit Ware ist zurück. Download-Links werden gesperrt, eine noch offene Online-Zahlung wird beim Anbieter beendet, und hatte eine unbezahlte Bestellung schon eine Rechnung, entsteht eine Stornorechnung. Die Kundin bekommt eine einzige Mail – das Storno samt Erstattungs-Hinweis (abschaltbar). Storno aufheben lässt die Bestellung weiterlaufen; wer die Stornobestätigung bekommen hat, erfährt per Mail, dass die Bestellung wieder aktiv ist. Nach einer vollständigen Erstattung oder einer Stornorechnung legst du stattdessen eine neue Bestellung an.

Archivieren, zurückhalten, drucken, löschen

Im Mehr-Menü archivierst du erledigte Bestellungen (und holst sie zurück), hältst den Versand zurück, druckst die Rechnung – oder eine Bestellübersicht, solange es noch keine Rechnung gibt – und löschst. Beim Archivieren bekommt die Kundin „Bestellung abgeschlossen“ nur, wenn die Bestellung bezahlt und geliefert (bzw. digital) ist; Aufräumen bleibt still. Löschen geht nur bei Bestellungen ohne Rechnung und ohne Zahlung – alles andere musst du aufbewahren und stornierst es stattdessen.

Mehrere auf einmal

Setz links die Häkchen (im Tabellenkopf für alle sichtbaren). In der Leiste darüber markierst du die Auswahl als bezahlt oder als versandt, archivierst sie (im Reiter „Archiviert“: holst sie zurück), stornierst oder löschst sie. Vorher sagt BirdBuild, wie viele Kundinnen welche Mail bekommen, und du wählst Mit E-Mail oder Ohne E-Mail. Was nicht passt, wird übersprungen und mit Grund gemeldet: Bezahlte Bestellungen stornierst du einzeln (wegen der Erstattung), unbezahlte Online-Bestellungen, fehlgeschlagene und solche mit Widerruf werden nicht mitversandt, Bestellungen mit Rechnung oder Zahlung nicht gelöscht. Übersprungene bleiben ausgewählt.

Export

Export schickt genau die gefilterte Liste als CSV per E-Mail an deine Konto-Adresse (mit Download-Knopf) – aus Datenschutzgründen gibt es keinen direkten Download. Die Datei enthält alles für die Buchhaltung: Nummern, Kunde, Firma, UID, Status, Zahlart, Beträge (Summe, Versand, Rabatt, Steuer, Erstattet) im Zahlformat deiner Studio-Sprache, Rechnungsnummer, Fälligkeit, Sendungsdaten, Positionen samt Personalisierung und die Adressen.

Bestellung von Hand erfassen

Für telefonische oder Laden-Bestellungen gibt es Bestellung erstellen. Katalog-Produkte rechnet BirdBuild wie der Shop: Preis, Variante, Produktart und Steuer (Land, Kategorie, Kleinunternehmer, Reverse Charge mit geprüfter UID) kommen aus dem Katalog, ein Sonderpreis je Position ist erlaubt. Hat ein Produkt eine Personalisierung (z. B. eine Gravur), trägst du sie je Stück ein – Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein. Dazu kommen freie Positionen: Bei jeder wählst du die Art, Leistung, Ware oder Digital. Eine Leistung (Coaching, Beratung) braucht keinen Versand, hat keinen Versandstatus, und die Rechnung nennt das Leistungsdatum statt eines Lieferdatums. Verkauft dein Shop keine Ware, ist Leistung vorausgewählt. Besteht die Bestellung nur aus Leistungen und digitalen Artikeln, fallen die Versandkosten weg. Weiter geht es mit Lieferadresse, Land und eine abweichende Rechnungsadresse. Bei Kauf auf Rechnung und Vorkasse entsteht sofort die Rechnung mit Bankverbindung und Fälligkeit; Barzahlung oder Kartenzahlung vor Ort markierst du mit Bereits bezahlt. Die Bestellbestätigung an die Kundin ist abschaltbar. Hast du Textbausteine für die Rechnung angelegt, wählst du im Abschnitt Rechnung Einleitung und Hinweis und passt den Text bei Bedarf für diese eine Rechnung an, zum Beispiel mit einer Kostenstelle. Mit Weiteren Baustein anhängen kombinierst du mehrere Bausteine. Ohne Einleitung steht der gewohnte Satz. Je Artikel gehen höchstens 99 Stück, der Bestand wird geprüft und abgezogen. Abos lassen sich nicht von Hand anlegen – die schließt deine Kundschaft im Shop ab, weil für die Folgeabbuchungen ihr Zahlungsmittel nötig ist.