Automatische Rechnung zu jeder Bestellung
Sobald eine Bestellung bezahlt wird (bzw. bei Kauf auf Rechnung und Vorkasse sofort), erzeugt dein Shop selbst eine vollständige Rechnung im A4-Geschäftsbrief-Format: Logo, Absender, Empfänger, Positionstabelle sowie eine saubere Aufschlüsselung in Netto, Steuer und Brutto. Die Rechnungsnummer besteht aus Rechnungs-Präfix, Jahr und fortlaufender Nummer, zum Beispiel RE-2026-0017. Sie läuft je Shop lückenlos weiter, auch über den Jahreswechsel, und beginnt nicht jedes Jahr neu. Das Jahr ist das Jahr, in dem die Rechnung ausgestellt wird. Bestellungen über 0 € (etwa ein Gratis-Produkt oder ein 100-%-Rabattcode) bekommen keine Rechnung und verbrauchen keine Nummer; dein Kunde und du seht dann die Bestellübersicht. Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen haben eine eigene Folge im gleichen Aufbau, zum Beispiel GS-2026-0003. Bestellnummern beginnen immer mit B (B-2026-1043), damit eine Bestellnummer nie wie eine Rechnungsnummer aussieht. Schon vergebene Nummern bleiben, wie sie sind, auch ältere wie RE-150720261001. Damit die Rechnung rechtssicher ist, brauchst du zuerst deine Firmendaten: Geh auf Studio → Shop → Einstellungen, öffne links Details zum Shop und fülle unter Rechnungsangaben (rechtlich) Firmenname, Adresse, Inhaber:in und – falls vorhanden – UID aus. Ohne diese Pflichtangaben lässt sich kein Zahlungsanbieter freischalten, weil jede bezahlte Bestellung eine gültige Rechnung braucht.
Steuersätze festlegen – pro Land und pro Zeile
Die Steuer stellst du unter Studio → Shop → Einstellungen → Steuern ein. Oben unter Steueroptionen entscheidest du mit dem Schalter „Alle Steuern in Produktpreis einschließen“, ob deine Preise brutto (Endkunden, B2C) oder netto (B2B) verstanden werden, und trägst deinen Standard-Steuersatz ein (z. B. 20 %). Brauchst du mehr, klick unter Steuern je Land auf „Land / Steuer hinzufügen“: dort wählst du das Land (jedes Land der Liste oder Global für alle übrigen), Steuername, Prozent- oder Festbetrag und unter „Anwenden auf“ ob der Satz für alle, nur physische, nur digitale oder nur bestimmte Kategorien gilt. So bildest du gemischte Warenkörbe ab (etwa 10 % auf Lebensmittel, 20 % auf den Rest). Enthält eine Bestellung mehrere Sätze, weist die Rechnung jeden Satz einzeln aus, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.
USt-/UID-Prüfung und Reverse Charge
Gibt ein Geschäftskunde im Checkout eine UID / USt-IdNr. an, prüft BirdBuild sie in zwei Stufen: erst Format und länderspezifische Prüfziffer (AT, DE, CH offline – erfundene Nummern fallen sofort durch), dann bei EU-Ländern der Abgleich mit der EU-Datenbank VIES. Eine ungültige Nummer wird beim Bestellabschluss abgewiesen, damit niemand über eine Fantasie-UID zu Unrecht steuerfrei einkauft. Ob eine gültige UID auch zur Steuerbefreiung führt, steuerst du je Regel: Aktiviere „Geschäftskunden von dieser Steuer befreien“ und wähle unter „Befreiung gilt für“ entweder Nur ausländische Unternehmen (Reverse Charge) – der EU-Standard, inländische Firmen zahlen normal – oder Alle Unternehmen mit UID. Bei Reverse Charge steht der passende Rechtshinweis automatisch auf der Rechnung.
Kleinunternehmer und Rechtstext-Fußzeile
Unter Studio → Shop → Einstellungen → Allgemein findest du die Karte Bestellprozess & Rechnungen. Dort setzt du bei Bedarf die Nächste Rechnungsnummer und das Rechnungs-Präfix (nur für Rechnungen). Farbe und Schrift der Rechnung stehen in der Karte Gestaltung (siehe unten). Unter den Feldern steht die nächste Rechnungs- und Korrekturnummer so, wie sie auf dem Beleg erscheint. Der Schalter Kleinunternehmer weist auf der Rechnung keine Umsatzsteuer aus und ergänzt den korrekten Hinweis (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG in Österreich bzw. § 19 UStG in Deutschland, in der Schweiz die MWSTG-Befreiung). Eigene Texte für die Rechnung legst du als Textbausteine an (siehe unten). Die Rechtstext-Fußzeile am Blattende – vier Spalten mit Firma, Adresse, Kontakt, Gericht/Register, USt-ID/Steuernummer, Inhaber:in und Bankverbindung – füllt sich automatisch aus deinen Rechnungsangaben (rechtlich) unter Details zum Shop. Je vollständiger du die dort einträgst, desto rechtssicherer ist die Fußzeile.
Gestaltung der Rechnung
In der Karte Gestaltung unter Studio → Shop → Einstellungen → Allgemein legst du fest, wie deine Belege aussehen. Die Akzentfarbe färbt Titel und Hervorhebungen. Unter Schrift wählst du aus 27 Schriften, serifenlos (etwa Open Sans, Inter, Roboto, Lato, Montserrat) oder mit Serifen (etwa Merriweather, Lora, EB Garamond, Playfair Display). Liberation Sans, Carlito und Tinos laufen so breit wie Arial, Calibri und Times New Roman. Die Liste lässt sich durchsuchen und zeigt jeden Namen in seiner eigenen Schrift; die Schrift steckt im PDF, deine Kundschaft sieht sie also genauso. Der Kopfbereich ist Klassisch (Logo oben), Zentriert (Logo mittig) oder Titel oben (Titel der Rechnung gegenüber dem Logo). Logo-Größe (Klein, Mittel, Groß) und Logo-Seite (Rechts, Links) gelten für dein Logo und, ohne Logo, für den Firmennamen; das Logo wird dabei nie verzerrt oder abgeschnitten. Unter Tabelle zeigst du die Positionen mit Linien, mit abwechselnd getönten Streifen oder Schlicht ohne Flächen. Abstände auf Kompakt rückt alles enger zusammen, damit mehr Positionen auf eine Seite passen; bei Normal wird eine Rechnung, die knapp über eine Seite reicht, von selbst kompakter gesetzt. Jede Kombination folgt denselben Regeln: Lange Namen und Adressen brechen um, viele Positionen laufen sauber auf die Folgeseiten weiter, und mit Rechnungshintergrund bleibt alles innerhalb der Ränder. Die Gestaltung gilt für Rechnung, Rechnungskorrektur und Stornorechnung, die Vorschau darunter zeigt sie sofort. Eine ausgestellte Rechnung behält ihre Gestaltung, auch wenn du sie später änderst; Rechnungen von davor sehen aus wie bisher.
Eigener Rechnungshintergrund
Hast du ein fertiges Briefpapier oder eine Vorlage mit Logo und Fußzeile, legst du sie unter Studio → Shop → Einstellungen → Allgemein in der Karte Hintergrund hinter deine Belege. Klick auf Hintergrund wählen und nimm aus den Medien ein Bild (PNG, JPG, WebP) oder ein PDF; bei einem PDF gilt die erste Seite. Am schärfsten wird es als PDF oder als Bild im A4-Format mit mindestens 2480 × 3508 Pixeln (300 dpi). Der Hintergrund liegt hinter jeder Seite von Rechnung, Rechnungskorrektur und Stornorechnung. Mit Rand oben und Rand unten (in Millimetern) legst du fest, wo der Inhalt beginnt und endet, mit Rand links und Rand rechts, wie weit er von den Seitenkanten wegbleibt. So bleiben Logo, Fußzeile und eine seitliche Leiste deines Hintergrunds frei. 45 mm oben entsprechen dem Anschriftfeld nach DIN 5008, seitlich sind 20 mm der gewohnte Rand. Links und rechts sind je bis zu 60 mm möglich, zusammen bis zu 90 mm, damit genug Platz für die Positionen bleibt. Logo bzw. Firmenname von BirdBuild und die Fußzeile mit deinen Firmendaten sind bei neuem Hintergrund ausgeschaltet und lassen sich einzeln dazuschalten. Schaltest du die Fußzeile ab, stehen deine Steuer- und Registerangaben rechts oben im Infoblock der Rechnung: in Österreich UID-Nummer bzw. Steuernummer und Firmenbuch, in Deutschland Steuernummer bzw. USt-IdNr. und Handelsregister, in der Schweiz MWST-Nr. und Handelsregister. Die Bankverbindung steht bei offenen Rechnungen im Zahlungsblock; auf dem Hintergrund ist sie trotzdem praktisch. Rechtliche Hinweise wie der zur Kleinunternehmerregelung stehen weiter im Inhalt der Rechnung. Die Vorschau darunter zeigt sofort, wie es aussieht; das PDF und die Rechnungsseite im Browser sehen genauso aus. Ein PDF über 3 MB kommt als Bild der ersten Seite auf die Rechnung, damit die PDF-Anhänge deiner Mails klein bleiben. Eine ausgestellte Rechnung behält ihren Hintergrund, auch wenn du ihn später austauschst, zuschneidest oder aus den Medien löschst. Rechnungen, die vor dem Einrichten ausgestellt wurden, bleiben ohne Hintergrund. Ersetzt oder bearbeitet jemand die Datei später in den Medien, zeigen neue Rechnungen weiter den bisherigen Stand; in der Karte erscheint dann Neuen Stand übernehmen, und erst damit gilt die neue Fassung. Den Rechnungshintergrund ändert nur der Inhaber des Kontos, und zwar im Browser.
Textbausteine: Einleitung und Hinweis
In der Karte Textbausteine legst du bis zu 20 Texte an, ähnlich wie in vielen Buchhaltungsprogrammen. Es gibt zwei Arten: Eine Einleitung ersetzt den Satz unter der Anrede („vielen Dank für Ihre Bestellung …“), ein Hinweis steht unter Summe und Bankverbindung. Je Art kannst du einen Baustein als Standard für automatische Rechnungen markieren. Er gilt für Rechnungen aus dem Shop und aus Abos sowie für Bestellungen, die du als bezahlt markierst. Ohne Standard-Einleitung bleibt der gewohnte Satz. Legst du eine Bestellung von Hand an, wählst du im Abschnitt Rechnung den passenden Baustein und passt den Text für genau diese Rechnung an, etwa mit einer Kostenstelle. Mit Weiteren Baustein anhängen kombinierst du mehrere Bausteine, etwa Kostenstelle und Leistungszeitraum. Einen eigenen Text für eine einzelne Rechnung gibt es nur bei Bestellungen, die du von Hand anlegst. Braucht eine schon ausgestellte Rechnung einen anderen Text, stornierst du sie und legst die Bestellung von Hand neu an. Einen Hinweis wie „Bitte überweisen Sie den Betrag …“ markierst du mit Nur bei offener Rechnung; auf bezahlten und stornierten Rechnungen fehlt er dann. Kombinierst du so einen Baustein mit anderen, fällt nur er selbst weg: Angehängte Bausteine wie Kostenstelle oder Leistungszeitraum und alles, was du für diese Rechnung ergänzt oder an ihm änderst, bleiben stehen. Für Rechnungen auf Englisch hinterlegst du je Baustein optional einen Text auf Englisch. Fehlt er, steht bei der Einleitung der übliche englische Satz und beim Hinweis dein deutscher Text. Textbausteine stehen nur auf Rechnungen, nicht auf Korrekturen und Stornorechnungen. Der Text einer ausgestellten Rechnung bleibt, wie er war, auch wenn du den Baustein später änderst oder löschst. Deine frühere Fußnote findest du als Hinweis-Baustein „Fußnote“ wieder. Textbausteine ändert nur der Inhaber des Kontos im Browser; Team-Mitglieder wählen beim Anlegen einer Bestellung unter den vorhandenen Bausteinen und können sie aneinanderhängen.
Rechnung ansehen, drucken und offene Rechnungen
Die fertige Rechnung hängt automatisch als PDF an der Bestellbestätigungs-E-Mail an den Kunden. Du selbst öffnest sie unter Studio → Shop → Bestellungen: klick eine Bestellung an, dann im Menü „…“ auf „Rechnung drucken“ – das öffnet die echte Rechnung zum Drucken oder Als-PDF-Speichern (verfügbar, sobald eine Rechnungsnummer vergeben wurde). Rechnungen, die per Überweisung oder Vorkasse noch offen sind, sammelt Studio → Shop → Offene Rechnungen. Dort siehst du Fälligkeit und offenen Betrag und kannst Zahlungserinnerungen verschicken; das Zahlungsziel (Standard 14 Tage) und der Verwendungszweck stehen dann samt Bankverbindung direkt auf der Rechnung.
Häufige Fragen
Warum wird auf meiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen?
Dafür gibt es mehrere legitime Gründe, die BirdBuild automatisch erkennt: Du hast in Studio → Shop → Einstellungen → Allgemein den Schalter „Kleinunternehmer“ aktiviert, es handelt sich um einen EU-B2B-Verkauf mit gültiger UID (Reverse Charge), um eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung oder um einen Export in ein Drittland wie die Schweiz. In all diesen Fällen steht statt der Steuerzeile der passende Rechtshinweis auf der Rechnung. Willst du dagegen normal Steuer ausweisen, deaktiviere den Kleinunternehmer-Schalter und prüfe unter „Steuern je Land“, ob eine Geschäftskunden-Befreiung greift.
Wie richte ich unterschiedliche Steuersätze ein, etwa 10 % auf Lebensmittel und 20 % auf den Rest?
Geh auf Studio → Shop → Einstellungen → Steuern und klick bei „Steuern je Land“ auf „Land / Steuer hinzufügen“. Setze bei dieser Regel unter „Anwenden auf“ den Wert „Nur bestimmte Kategorien“ und wähle die betroffenen Kategorien (z. B. Lebensmittel) mit dem Satz aus. Alles Übrige läuft weiter über deinen Standard-Steuersatz bzw. eine „Alle Bestellungen“-Regel. Enthält ein Warenkorb beide Sätze, weist die Rechnung sie automatisch getrennt aus.
Kann ich die Rechnungsnummer und das Präfix selbst bestimmen?
Ja. Unter Studio → Shop → Einstellungen → Allgemein legst du in der Karte „Bestellprozess & Rechnungen“ die „Nächste Rechnungsnummer“ und das „Rechnungs-Präfix“ fest (Standard ist RE, B ist für Bestellnummern vergeben). Solange noch keine Rechnung ausgestellt ist, wählst du die Startnummer frei, etwa 17, wenn deine bisherigen Rechnungen bis 16 gingen – die erste Rechnung heißt dann RE-2026-0017. Danach werden die Nummern lückenlos und fortlaufend vergeben, ohne Neustart zum Jahreswechsel. Der Zähler lässt sich dann nur noch erhöhen (höchstens 9 Stellen), so gibt es jede Nummer genau einmal. Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen zählen in einer eigenen Folge („Nächste Korrekturnummer“, Präfix GS, bzw. GU, wenn deine Rechnungen selbst GS heißen). Bereits ausgestellte Rechnungen und Bestellungen behalten ihre Nummer. Liegt die Untergrenze höher als gedacht, nennt das Feld den Grund: schon ausgestellte Rechnungen (auch gelöschte zählen), eine Bestellnummer im Rechnungsformat aus der Zeit vor November 2026 (etwa RE-2026-1004) oder ein anderer Beleg mit demselben Präfix. Bei alten Bestellnummern hilft ein anderes Rechnungs-Präfix, etwa RG: Dann ist jede Nummer frei. Beispiel-Bestellungen aus den Demodaten zählen nicht mit. Erhöhst du den Zähler, wenn schon Rechnungen ausgestellt sind, etwa von 1045 auf 1051, wird der neue Wert gespeichert und die Nummern dazwischen bleiben frei. Das ist eine echte Lücke im Nummernkreis; halte den Grund in deiner Buchhaltung fest.
Bekommt der Kunde die Rechnung automatisch?
Ja, die Rechnung wird als PDF an die Bestellbestätigungs-E-Mail angehängt. Zusätzlich kannst du sie jederzeit selbst öffnen: unter Studio → Shop → Bestellungen die Bestellung anklicken und im „…“-Menü auf „Rechnung drucken“ gehen. Offene Rechnungen (Überweisung/Vorkasse) findest du gebündelt unter Studio → Shop → Offene Rechnungen, wo du auch Zahlungserinnerungen versenden kannst.
Welche Firmendaten stehen auf Rechnung und Vertragsbestätigung?
Immer dieselben: die Firmendaten deines Shops (Shop → Einstellungen → Details zum Shop). Fehlt dort etwas, etwa Telefon, E-Mail oder UID, ergänzt BirdBuild es aus den Absender-Angaben deines Kontos. So stehen auf Rechnung, Vertragsbestätigung, Widerrufsbelehrung und Muster-Formular dieselben Werte. Eine ausgestellte Rechnung behält den Stand vom Tag ihrer Ausstellung.
Kann ich mein eigenes Briefpapier als Rechnungshintergrund verwenden?
Ja. Unter Studio → Shop → Einstellungen → Allgemein wählst du in der Karte „Hintergrund“ ein Bild oder ein PDF aus den Medien; bei einem PDF gilt die erste Seite. Mit „Rand oben“, „Rand unten“, „Rand links“ und „Rand rechts“ hältst du Logo, Fußzeile und Seitenleisten deines Hintergrunds frei. Logo und Fußzeile von BirdBuild lassen sich einzeln dazuschalten. Ausgestellte Rechnungen behalten ihren Hintergrund.
Kann ich Schrift, Logo und Tabelle der Rechnung anpassen?
Ja, in der Karte „Gestaltung“ unter Studio → Shop → Einstellungen → Allgemein: Akzentfarbe, Schrift (27 zur Wahl, serifenlos und mit Serifen), Kopfbereich (Klassisch, Zentriert, Titel oben), Logo-Größe und -Seite, Tabellen-Stil (Linien, Streifen, Schlicht) und Abstände (Normal, Kompakt). Jede Kombination bricht lange Texte um und verteilt viele Positionen sauber auf Folgeseiten. Ausgestellte Rechnungen behalten ihre Gestaltung.
Wie bringe ich eine Kostenstelle auf eine einzelne Rechnung?
Leg unter Studio → Shop → Einstellungen → Allgemein einen Textbaustein der Art „Einleitung“ an, zum Beispiel „Kostenstelle“. Beim Anlegen der Bestellung (Studio → Shop → Bestellungen → Bestellung erstellen) wählst du ihn im Abschnitt „Rechnung“ und trägst die Kostenstelle für genau diese Rechnung ein. Mit der Rechnung wird der Text eingefroren.
Ich habe mehrere Shops in einem Konto. Brauchen sie eigene Präfixe?
Ja, wenn sie zur selben Firma gehören. Jeder Shop (jedes Projekt) zählt seine Rechnungen selbst. Nutzen zwei Shops dasselbe Rechnungs-Präfix, gäbe es Nummern wie RE-2026-0017 doppelt. Gib deshalb jedem Shop ein eigenes Präfix, etwa RE und RS. Unter dem Feld „Rechnungs-Präfix“ siehst du einen Hinweis, wenn ein anderer Shop deines Kontos dasselbe Präfix nutzt. Shops mit einer anderen UID bzw. Steuernummer sind eine andere Firma und dürfen dasselbe Präfix haben.