Was der Bereich kann
Termine besteht aus mehreren Tabs, die du oben (und in der Seitenleiste) findest: Termine (Liste/Agenda), Kalender (Monats-/Wochenübersicht, Rechtsklick für Aktionen), Verbindungen (Google-/Apple-Kalender), Events (Workshops, Webinare mit Anmeldung), Services (deine buchbaren Leistungen), Mitarbeiter und Einstellungen. Neue Anfragen erkennst du auch an der Zahl-Blase am Termine-Punkt der Seitenleiste. Die Reihenfolge beim Einrichten ist andersherum als die Tab-Leiste: Erst eine Leistung anlegen, dann Öffnungszeiten prüfen, danach kommen die Buchungen. Ohne mindestens eine aktive Leistung ist der Button „Termin buchen" ausgegraut – das ist Absicht, denn ein Termin braucht immer eine Dauer und einen Preis.
Schritt 1: Leistung anlegen
Geh auf den Tab Services und klick Leistung anlegen. Rechts öffnet sich ein Panel. Trag einen Namen ein (etwa „Beratungsgespräch" oder „Haarschnitt"), die Dauer in Minuten und optional einen Preis. Steht der Preis auf 0, zeigt BirdBuild „Kostenlos" an. Über Farbe gibst du der Leistung einen Farbstreifen, an dem du sie später in der Agenda schnell erkennst. Der Schalter Buchbar / aktiv steuert, ob die Leistung online angeboten wird – deaktivierte Leistungen bleiben erhalten, tauchen aber nicht mehr im Buchungsformular auf.
Schritt 2: Mitarbeiter (optional)
Unter Mitarbeiter legst du die Personen an, denen Termine zugeordnet werden – oder du nutzt es für Ressourcen wie „Behandlungsraum 1". Name reicht; Funktion und E-Mail sind freiwillig. Brauchst du keine Zuordnung, kannst du diesen Schritt einfach überspringen, dann laufen alle Termine ohne Mitarbeiter.
Schritt 3: Öffnungszeiten & Buchungsregeln
Im Tab Einstellungen stellst du unter Öffnungszeiten pro Wochentag ein, ob und wann gebucht werden kann. Jeder Tag hat einen Umschalter und zwei Zeitfelder (von–bis); über + Pause trägst du zusätzlich eine Pause ein (z. B. 12:00–13:00), in der kein Termin beginnt oder läuft. Standard ist Mo–Fr 09:00–17:00, Wochenende geschlossen. Darunter unter Buchungsregeln findest du drei Stellschrauben: das Zeitraster (in welchem Abstand Startzeiten angeboten werden, z. B. alle 30 Minuten), den Puffer zwischen Terminen (Pausenzeit, die vor und nach jeder Buchung freigehalten wird) und die Zeitzone (voreingestellt die Zeitzone deines Projekts). Alle Uhrzeiten im Buchungs-Modul, in den Bestätigungs-Mails und in den Erinnerungen gelten in dieser Zeitzone. Nicht vergessen: unten rechts auf Speichern klicken, sonst greifen die Änderungen nicht.
Schritt 4: Termine sehen und verwalten
Der Tab Termine ist deine Agenda. Buchungen sind nach Tag gruppiert, mit Uhrzeit, Kundenname, Leistung und – falls gesetzt – Mitarbeiter. Oben filterst du über die Status-Tabs (Alle, Angefragt, Bestätigt, Erledigt, Storniert) oder über die Datumsauswahl auf einen bestimmten Tag. Über das Drei-Punkte-Menü rechts an jedem Eintrag setzt du den Status: Bestätigen, Als erledigt markieren, Stornieren oder Wieder anfragen. Stornierte Termine blockieren keine Zeit mehr und geben den Slot wieder frei.
Termin selbst eintragen
Kommt eine Buchung telefonisch rein, klick auf Termin buchen. Wähle Leistung, optional Mitarbeiter, Datum & Uhrzeit und trag die Kundendaten ein. Das Ende musst du nicht angeben – es ergibt sich automatisch aus der Dauer der Leistung. Speichern, fertig.
Buchungen von der Website
Der eigentliche Sinn: Besucher deiner Website buchen selbst. Dafür setzt du im Builder das Element Buchung auf eine Seite. Es zieht deine aktiven Leistungen und freien Zeiten automatisch und legt bei einer Anfrage einen Termin mit Status Angefragt an. BirdBuild prüft den gewählten Slot dabei nochmal serverseitig, damit nichts doppelt vergeben wird, legt den Interessenten als Kontakt im CRM an und verschickt eine Bestätigung. Du siehst die neue Anfrage danach direkt in deiner Agenda und bestätigst sie.
Buchungen exportieren (PDF oder CSV)
Über Exportieren in der Terminliste bzw. im Kalender (am Handy das Download-Symbol) legst du fest, was in die Datei kommt: den Zeitraum per Schnellwahl (Heute, Diese Woche, Nächste Woche, Dieser Monat, Nächster Monat) oder frei im Kalender über Benutzerdefiniert, dazu Mitarbeiter (alle, einen oder mehrere – auch „Ohne Mitarbeiter“), Leistungen und den Status. Voreingestellt ist alles außer stornierten Terminen. Unten siehst du sofort, wie viele Buchungen die Auswahl enthält; eine leere Auswahl lässt sich nicht exportieren.
Als PDF entsteht eine druckfertige Terminübersicht (A4 hoch) mit Logo und Firmennamen, Zeitraum, Auswahl und Kennzahlen (Termine, Gesamtdauer, Umsatz nach Leistungspreis). Mit mehreren Mitarbeitern ist sie nach Mitarbeiter und Tag gegliedert – jeweils mit Summen und am Ende einer Zusammenfassung. Jede Buchung zeigt Uhrzeit, Kunde, Leistung, Status, Dauer und Preis, auf Wunsch auch Telefon und E-Mail sowie Notizen und Formular-Antworten. Akzentfarbe ist deine Projektfarbe (sonst Schwarz), alle Uhrzeiten stehen in der Zeitzone aus den Termin-Einstellungen. CSV (Excel) liefert dieselbe Auswahl als Tabelle zum Weiterrechnen.
Aus Datenschutzgründen gibt es keinen direkten Download: Du bekommst einen Download-Link per E-Mail an deine Konto-Adresse, 7 Tage gültig. Team-Mitglieder sehen den Knopf nur mit Export-Recht (wie beim Kontakt-Export, Vorlage Administrator); ihre Exporte stehen im Team-Verlauf.
Häufige Fragen
Warum ist der Button „Termin buchen" grau und nicht klickbar?
Weil noch keine aktive Leistung existiert. Ein Termin braucht immer eine Leistung mit Dauer und Preis. Geh auf den Tab Services, leg mindestens eine Leistung an und stell sicher, dass ihr Schalter „Buchbar / aktiv" an ist – danach lässt sich buchen.
Muss ich jedem Termin einen Mitarbeiter zuweisen?
Nein. Der Mitarbeiter ist optional. Wenn du allein arbeitest oder keine Zuordnung brauchst, lass das Feld einfach auf „Nicht zugeordnet". Mitarbeiter (oder Ressourcen wie ein Behandlungsraum) sind nur dann sinnvoll, wenn du Termine nach Person getrennt planen willst.
Wie verhindert BirdBuild, dass zwei Kunden denselben Slot buchen?
Die freien Startzeiten werden aus deinen Öffnungszeiten, dem Zeitraster und dem Puffer berechnet – abzüglich aller bestehenden, nicht stornierten Buchungen. Bei einer Buchung über die Website wird der gewählte Slot zusätzlich direkt vor dem Anlegen nochmal serverseitig geprüft. Ist er in der Zwischenzeit weg, bekommt der Besucher die Meldung, dass der Termin nicht mehr frei ist.
Wofür ist der Puffer zwischen Terminen?
Der Puffer hält vor und nach jedem Termin eine feste Zeit frei – zum Beispiel 10 Minuten zum Aufräumen oder für die Anfahrt zum nächsten Kunden. Diese Zeit wird bei der Slot-Berechnung mitgezählt, sodass Buchungen nie direkt aneinanderstoßen. Steht der Puffer auf 0, folgen Termine lückenlos aufeinander.
Was bedeuten die vier Status Angefragt, Bestätigt, Erledigt und Storniert?
„Angefragt" ist der Ausgangszustand jeder neuen Buchung – vor allem bei Anfragen über die Website. „Bestätigt" heißt, du hast den Termin zugesagt. „Erledigt" markierst du nach dem Termin. „Storniert" hebt den Termin auf und gibt den Zeitraum wieder für neue Buchungen frei. Den Status änderst du jederzeit über das Drei-Punkte-Menü am Eintrag.
Wo stelle ich ein, an welchen Tagen gebucht werden kann?
Im Tab Einstellungen unter „Öffnungszeiten". Dort hat jeder Wochentag einen Umschalter und zwei Zeitfelder. Aktivierst du einen Tag, gibst du die Von- und Bis-Zeit ein; deaktivierte Tage gelten als geschlossen und bieten keine Slots an. Zum Schluss unten rechts auf „Speichern" klicken.
Was ist der Unterschied zwischen Termine und Events?
Termine sind Einzelbuchungen für eine Leistung zu einer freien Uhrzeit (z. B. ein Beratungsgespräch). Events sind Veranstaltungen mit fester Zeit und begrenzten Plätzen, zu denen sich mehrere Teilnehmer anmelden – etwa ein Workshop oder Webinar, gratis oder kostenpflichtig, inklusive Warteliste. Beide findest du als eigene Tabs im Bereich Termine.
Wie sperre ich Urlaub oder Feiertage für Buchungen?
Unter Termine → Einstellungen im Bereich „Vorlauf & Buchungsfenster“ gibt es „Ausgeschlossene Tage“. Dort trägst du einzelne Tage ein – Feiertage, Urlaub oder Sperrtage. An diesen Tagen sind keine Buchungen möglich, unabhängig von deinen Öffnungszeiten.
Können Kunden ihren Termin selbst absagen?
Ja. In der Terminbestätigung, der Erinnerung und der Mail zu einer Verschiebung steht der Knopf „Termin verwalten“. Darüber sieht der Kunde seinen Termin und kann ihn bis zum Beginn absagen. Du bekommst dann eine Meldung, der Slot ist sofort wieder frei, und ein verbundener Kalender wird nachgezogen. Zum Verschieben sagt der Kunde ab und bucht neu.
In welcher Zeitzone gelten Öffnungszeiten und Buchungen?
In der Zeitzone aus Termine → Einstellungen (Standard: die Zeitzone deines Projekts). Öffnungszeiten, die Uhrzeiten im Buchungs-Widget und in allen Termin-Mails richten sich danach – auch über die Sommerzeit-Umstellung hinweg. Im Studio siehst du Termine in der Zeitzone deines Geräts.