Mitarbeiter anlegen
Geh im Studio auf Termine → Mitarbeiter und klick oben rechts auf Mitarbeiter anlegen. Der Dialog ist in Abschnitte gegliedert:
- Person – Name (Pflicht), Funktion / Rolle (z. B. „Friseurin“), Beschreibung und Bild. Beschreibung und Bild sehen deine Kunden, wenn sie im Buchungs-Modul eine Person wählen; die Beschreibung ist ein kurzer Text bis 600 Zeichen. Das Bild wählst du wie überall über deine Medien (hochladen, Stockfoto, Icon) – „Ändern“ und „Entfernen“ stehen direkt darunter. Ohne Bild erscheinen die Initialen („Anna Muster“ → „AM“). Dazu der Schalter Aktiv: nur aktive Personen sind buchbar.
- Darstellung – die Farbe der Person. Jeder neue Mitarbeiter bekommt automatisch eine Farbe, die im Projekt noch frei ist; du kannst sie jederzeit ändern.
- Benachrichtigung – E-Mail und der Schalter Benachrichtigungen an diese Adresse (siehe unten).
- Verfügbarkeit – Eigene Arbeitszeiten (siehe unten).
- Kalender – Google- oder Apple-Kalender genau dieser Person verbinden (nach dem Anlegen).
Ein Klick auf Anlegen, fertig. In der Übersicht steht jede Person als Karte mit Bild oder Initialen, ihrem Farbpunkt und kleinen Hinweisen wie „Eigene Zeiten“, „Kalender“ oder „Benachrichtigt“.
Mitarbeiter müssen keine echten Menschen sein: „Behandlungsraum 1“, „Fotostudio“ oder „Leihwagen“ funktionieren genauso.
Farbe im Kalender und in der Terminliste
Im Kalender (Monat und Woche) bleibt die Fläche eines Termins in der Farbe der Leistung, der Punkt davor zeigt die Farbe des zugeordneten Mitarbeiters. Eine Legende über dem Kalender nennt die Farben. In der Terminliste trägt der Punkt am Zeilenanfang ebenfalls die Mitarbeiter-Farbe. Termine ohne Zuordnung behalten die Leistungsfarbe.
Benachrichtigungen an Mitarbeiter
Ist eine E-Mail eingetragen und Benachrichtigungen an diese Adresse eingeschaltet, bekommt die Person eine kurze Meldung, sobald sich an einem ihrer kommenden Termine etwas ändert: neue Buchung oder Anfrage, Absage (im Studio oder vom Kunden über „Termin verwalten“), Verschiebung (alte und neue Uhrzeit) und wenn der Termin einer anderen Person zugeteilt wird. Die Mail nennt Zeit, Leistung, Kunde samt Kontakt, Ort und Anmerkung – in der Sprache deines Studios. Steht dort dieselbe Adresse, an die schon deine eigene Betreiber-Meldung geht, kommt nur eine Mail. Bei bestehenden Mitarbeitern ist der Schalter aus, bis du ihn einschaltest.
Eigene Arbeitszeiten
Standardmäßig gilt für alle die Öffnungszeit aus Termine → Einstellungen. Schaltest du bei einer Person Eigene Arbeitszeiten ein, legst du pro Wochentag fest, ob sie arbeitet, von wann bis wann und optional eine Pause – also z. B. Anna Mo/Di 9–14 Uhr, Ben Do/Fr 12–20 Uhr mit Pause 15–15:30. Diese Zeiten ersetzen für diese Person die Öffnungszeiten, auch an Tagen, an denen das Geschäft sonst zu hat. Beim ersten Einschalten startet der Plan mit deinen Öffnungszeiten; schaltest du wieder aus, bleibt er gespeichert.
Was für alle gleich bleibt: Zeitzone, Zeitraster, Puffer, gesperrte Tage (Urlaub/Feiertage), Buchungsfenster, Mindestvorlauf und „Buchungen pro Tag“. Belegte Zeiten aus Terminen und aus dem verbundenen Kalender der Person blocken weiter.
So rechnet das Buchungs-Modul
- Kunde wählt eine Person – angeboten werden nur Zeiten innerhalb ihrer Arbeitszeiten (eigene oder Öffnungszeiten), abzüglich ihrer Termine, Pausen und belegten Kalenderzeiten.
- Kunde wählt „Egal“ – angeboten wird jede Zeit, zu der mindestens eine passende Person arbeitet und frei ist. Gebucht wird automatisch eine Person, die zu genau dieser Uhrzeit arbeitet.
- Auch der Kalender im Buchungs-Modul macht nur Tage anklickbar, an denen so wirklich etwas frei ist.
Leistungen haben keine eigenen Zeiten; sie bestimmen nur, welche Personen sie anbieten (Leistungs-Assistent, Schritt Mitarbeiter).
Kalender einer Person verbinden
Im Abschnitt Kalender eines bestehenden Mitarbeiters siehst du seine verbundenen Kalender und verbindest mit Google Kalender verbinden oder Apple / iCloud verbinden einen weiteren – derselbe Weg wie unter Termine → Verbindungen, nur gleich für diese Person. Offene Änderungen im Dialog werden vor dem Wechsel zu Google gespeichert; danach landest du wieder hier. Belegte Zeiten aus diesem Kalender blocken nur die Slots dieser Person, neue Buchungen werden dort eingetragen. „Trennen“ entfernt die Verbindung; Feineinstellungen (Ziel-Kalender, Belegt prüfen, Zurückschreiben) findest du unter „Alle Verbindungen“. Ist Google auf dieser Installation nicht eingerichtet, steht das dort ehrlich dabei – Apple/iCloud funktioniert immer.
Bearbeiten, deaktivieren, löschen
Über das Drei-Punkte-Menü jeder Karte: Bearbeiten (oder Klick auf den Namen), Deaktivieren / Aktivieren – nimmt jemanden vorübergehend aus der Auswahl, ohne Daten zu verlieren – und Löschen (endgültig, mit Rückfrage; seine eigenen Kalender-Verbindungen werden dabei mit entfernt).
Eine Person einem Termin zuordnen
Beim Anlegen oder Öffnen einer Buchung unter Termine gibt es das Feld Mitarbeiter (Standard „Nicht zugeordnet“). Online-Buchungen mit „Egal“ bekommen automatisch eine freie Person. Ist ein Termin einer Person zugeordnet, blockt er nur deren Zeit – zwei Mitarbeiter können zur selben Uhrzeit gebucht sein.
Häufige Fragen
Wo lege ich die Arbeitszeiten meiner Mitarbeiter fest?
Im Mitarbeiter-Dialog unter „Verfügbarkeit“: Schalte „Eigene Arbeitszeiten“ ein und lege pro Wochentag fest, ob und wann die Person arbeitet (optional mit Pause). Ohne eigene Arbeitszeiten gelten die Öffnungszeiten aus Termine → Einstellungen.
Was passiert bei „Egal“, wenn meine Mitarbeiter unterschiedliche Zeiten haben?
Das Buchungs-Modul bietet jede Zeit an, zu der mindestens eine passende Person arbeitet und frei ist. Beim Buchen wird automatisch jemand zugeteilt, der zu genau dieser Uhrzeit arbeitet.
Gelten Urlaubstage und Feiertage auch bei eigenen Arbeitszeiten?
Ja. Gesperrte Tage aus Termine → Einstellungen gelten für alle – ebenso Zeitzone, Raster, Puffer, Buchungsfenster, Mindestvorlauf und Buchungen pro Tag. Für den Urlaub einer einzelnen Person schaltest du an ihren freien Tagen die eigenen Arbeitszeiten aus oder deaktivierst sie vorübergehend.
Bekommen meine Mitarbeiter E-Mails zu ihren Terminen?
Ja, wenn bei der Person eine E-Mail eingetragen und „Benachrichtigungen an diese Adresse“ eingeschaltet ist: bei neuen Buchungen, Absagen, Verschiebungen und wenn ihr Termin jemand anderem zugeteilt wird – nur für kommende Termine.
Wo sehen Kunden Bild und Beschreibung?
Im Buchungs-Modul auf deiner Website, wenn sie eine Person wählen: Hat mindestens eine der angebotenen Personen ein Bild oder eine Beschreibung, erscheint die Auswahl als Karten mit rundem Bild (sonst Initialen), Funktion und Beschreibung – sonst als kompaktes Auswahlfeld.
Wofür ist die Farbe eines Mitarbeiters?
Sie markiert seine Termine: Im Kalender zeigt der Punkt vor dem Termin die Mitarbeiter-Farbe (die Fläche bleibt in der Leistungsfarbe), in der Terminliste der Punkt am Zeilenanfang. Termine ohne Zuordnung behalten die Leistungsfarbe.
Kann ich einen Mitarbeiter für den Urlaub pausieren, ohne ihn zu löschen?
Ja. Öffne auf der Karte das Drei-Punkte-Menü und wähle „Deaktivieren“. Die Person erscheint bei neuen Buchungen nicht mehr in der Auswahl. Alle Daten bleiben erhalten; „Aktivieren“ holt sie zurück.
Kann ich einen Raum oder eine Ressource statt einer Person anlegen?
Ja. Leg einfach einen Eintrag wie „Behandlungsraum 1“ an – mit eigenen Zeiten, wenn der Raum nur zu bestimmten Zeiten frei ist. Für die Buchungslogik ist das dasselbe wie eine Person.